Import a export šablon

Funkce Import z Excelu a Exportovat šablony umožňují hromadnou práci se šablonami úkolů.
Díky nim lze šablony snadno zakládat ve větším množství, přenášet mezi katalogy nebo vytvářet jejich zálohy.

Tyto funkce jsou vhodné zejména při:

prvotním naplnění katalogu šablonami,
převodu šablon mezi katalogy,
vytváření většího množství šablon najednou,
zálohování důležitých procesů,
obnově dříve exportovaných šablon.

Export šablon

Funkce Exportovat šablony slouží k vytvoření exportního souboru obsahujícího šablony uložené v katalogu.

Export lze využít například pro:

zálohování šablon,
přenos šablon do jiného katalogu,
archivaci procesů,
přípravu hromadných úprav mimo systém.

Postup exportu

Otevřete požadovaný katalog.
Vyberte složku nebo šablony, které chcete exportovat.
Klikněte na Exportovat šablony.
Systém vytvoří exportní soubor a nabídne jeho stažení.

Po exportu doporučujeme soubor uložit na bezpečné místo, zejména pokud obsahuje důležité firemní procesy.

Import šablon

Funkce Import z Excelu umožňuje hromadně vytvořit šablony pomocí připraveného souboru Excel.

Import výrazně urychluje práci v situacích, kdy je potřeba založit větší množství podobných šablon nebo převzít šablony z jiného katalogu.

Postup importu

Otevřete katalog a složku, do které chcete šablony importovat.
Klikněte na Import z Excelu.
Otevře se okno Import položek katalogu.
Klikněte na Stáhnout šablonu.
Vyplňte data do staženého souboru.
Klikněte na Zvolit soubor a vyberte vyplněný soubor ve formátu XLSX.
Klikněte na Importovat.
Po dokončení zkontrolujte nově vytvořené šablony.

Importní šablona

Pro import nelze použít libovolný Excel soubor.

Data musí být připravena podle struktury systémové šablony, kterou si stáhnete přímo v importním okně pomocí tlačítka Stáhnout šablonu.

Importní soubor obsahuje:

předepsané sloupce,
očekávaný formát dat,
popis jednotlivých polí,
pravidla pro vyplnění dat.

Důležité:
Doporučujeme vždy použít aktuální šablonu staženou přímo ze systému.
Použití vlastního nebo upraveného formátu může způsobit neúspěšný import nebo chybné vytvoření šablon.

Kontrola dat před importem

Před spuštěním importu doporučujeme ověřit zejména:

správnost názvů šablon,
přiřazené pracovníky,
termíny a opakování,
vazby na zakázky,
úplnost povinných údajů.

Pouze správně vyplněná data mohou být úspěšně importována.

Přenos šablon mezi katalogy

Kombinací exportu a následného importu lze šablony snadno přesouvat mezi katalogy.

Typický postup:

Export šablon z původního katalogu.
Import do cílového katalogu.
Kontrola nastavení pracovníků.
Kontrola správnosti generování úkolů.

Tento postup je často využíván například při přesunu šablon z osobních katalogů do sdílených katalogů úkolů.

Zálohování šablon

Export lze využívat i jako jednoduchý způsob zálohování.

Doporučujeme pravidelně exportovat zejména:

důležité firemní procesy,
rozsáhlé katalogy,
šablony před větší reorganizací,
šablony před hromadnými změnami.

Díky tomu lze v případě potřeby snadno obnovit původní nastavení.

Doporučené postupy

Pro import vždy používejte systémovou šablonu staženou z aktuálního katalogu.
Před rozsáhlými změnami vytvořte export šablon jako zálohu.
Po importu zkontrolujte správnost vytvořených šablon.
Při přesunu šablon mezi katalogy ověřte nastavení pracovníků a opakování.
Pravidelně zálohujte důležité katalogy exportem.

Shrnutí

Funkce Import z Excelu a Exportovat šablony umožňují efektivní správu většího množství šablon.
Import využívá systémovou Excel šablonu staženou přímo ze systému a usnadňuje hromadné zakládání šablon, zatímco export slouží pro přenos, zálohování a archivaci šablon uložených v katalogu.