Archivace a skartace
Archivace a skartace slouží k řízení životního cyklu dokumentů uložených v personální dokumentaci zaměstnance.
Jejich cílem je:
- uchovávat dokumenty po stanovenou dobu,
- oddělit aktivně používané dokumenty od archivovaných,
- zajistit splnění zákonných a interních požadavků na uchovávání dokumentů,
- umožnit následné zařazení dokumentů do skartačního řízení.
Archivace a skartace jsou úzce provázány s nastavením typů dokumentů. Proto je správné přiřazení typu dokumentu jednou ze základních podmínek správného fungování celého procesu.
Základní princip
V systému existují dva základní stavy dokumentu:
Aktivní dokument
Dokument je běžně používán v každodenní personální práci.
Aktivní dokument:
- není archivován,
- neběží u něj archivační lhůta,
- není zahrnut do skartačních dávek.
Typickým příkladem je pracovní smlouva zaměstnance, který je stále v pracovním poměru.
Archivovaný dokument
Dokument již není používán v běžném provozu a je zařazen do archivace.
Archivovaný dokument:
- má nastaven stav Archivovaný,
- má vyplněn začátek archivační lhůty,
- může být po splnění stanovených podmínek zařazen do skartačního řízení.
Archivace neznamená odstranění dokumentu. Dokument nadále zůstává uložen v systému.
Začátek archivační lhůty
Součástí dokumentu je údaj:
Začátek archivační lhůty
Toto datum určuje okamžik, kdy dokument přestal být aktivně využíván a byl zařazen do archivace.
Datum začátku archivační lhůty:
- neurčuje datum smazání dokumentu,
- slouží jako podklad pro výpočet skartační lhůty,
- může být nastaveno automaticky nebo ručně.
Automatická archivace personálních dokumentů
Systém podporuje automatickou archivaci dokumentů zaměstnance.
Po ukončení posledního aktivního kontraktu zaměstnance systém automaticky vyhodnotí, že zaměstnanec již nemá žádný aktivní pracovněprávní vztah.
Následně:
- nastaví dokumentům stav Archivovaný,
- doplní datum začátku archivační lhůty,
- připraví dokumenty pro budoucí skartační proces.
Archivace probíhá automatizovaně a není nutné ji provádět ručně.
Výjimka
Pokud má zaměstnanec alespoň jeden aktivní kontrakt, dokumenty zůstávají ve stavu Aktivní a automatická archivace se neprovádí.
Manuální archivace
Oprávněný uživatel může v odůvodněných případech archivaci provést také ručně.
Při manuální archivaci lze:
- změnit stav dokumentu na Archivovaný,
- nastavit začátek archivační lhůty,
- uzamknout datum archivace proti automatickým změnám.
Manuální archivace se používá zejména ve specifických situacích, kdy je potřeba odchýlit se od standardního automatického postupu.
Vazba na typ dokumentu
Archivace a skartace jsou přímo závislé na správně nastaveném typu dokumentu.
Typ dokumentu určuje například:
- archivační lhůtu,
- skartační lhůtu,
- pravidla zpracování dokumentu.
Důležité: Pokud dokument nemá správně přiřazený typ dokumentu, nemusí být správně zahrnut do archivačních a skartačních procesů.
Zvláštní pozornost doporučujeme věnovat dokumentům nahraným hromadně, které získávají výchozí typ Obecný dokument.
Co je skartační lhůta
Skartační lhůta určuje dobu, po kterou musí být archivovaný dokument uchováván.
Délka lhůty se nastavuje u jednotlivých typů dokumentů v modulu Administrace.
Po dobu běhu skartační lhůty musí dokument zůstat uložen v systému a nelze jej zařadit ke skartaci.
Výpočet skartační lhůty
Skartační lhůta se nepočítá od data vytvoření dokumentu.
Rozhodující je:
- datum začátku archivační lhůty,
- nastavená skartační lhůta u typu dokumentu.
Běh skartační lhůty začíná vždy od začátku následujícího kalendářního roku po archivaci dokumentu.
Tím je zajištěn jednotný a legislativně správný způsob výpočtu.
Skartační dávky
Do skartační dávky mohou být zařazeny pouze dokumenty, které splňují všechny následující podmínky:
- jsou ve stavu Archivovaný,
- mají vyplněn začátek archivační lhůty,
- mají přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou,
- dosáhly stanoveného skartačního data.
Teprve po splnění všech podmínek může být dokument zařazen do procesu skartace.
Hromadná změna stavu dokumentů
Při práci s větším množstvím dokumentů lze využít funkci:
Akce → Hromadná změna stavu
Pomocí této operace lze hromadně měnit stav více dokumentů najednou.
Funkce se využívá například při:
- archivaci většího množství dokumentů,
- převodu dokumentů do archivního režimu,
- přípravě dokumentů pro skartační proces.
Před použitím této funkce doporučujeme zkontrolovat správnost označených dokumentů.
Nejčastější situace
Zaměstnanec ukončil pracovní poměr
Po ukončení posledního aktivního kontraktu systém automaticky zařadí dokumenty do archivace.
Dokument byl nahrán jako Obecný dokument
Je vhodné co nejdříve nastavit správný typ dokumentu pomocí úpravy dokumentu nebo hromadné změny typu dokumentu.
Potřebuji archivovat větší množství dokumentů
Označte požadované dokumenty a využijte funkci Hromadná změna stavu.
Dokument není zahrnut do skartační dávky
Zkontrolujte:
- stav dokumentu,
- začátek archivační lhůty,
- typ dokumentu,
- nastavenou skartační lhůtu.
Doporučené postupy
✅ Vždy přiřazujte správný typ dokumentu.
✅ Po hromadném nahrání dokumentů zkontrolujte jejich typ.
✅ Neprovádějte zbytečné změny ve struktuře dokumentace bez konzultace se správcem systému.
✅ Před archivací ověřte správné zařazení dokumentů.
✅ Pravidelně kontrolujte dokumenty vedené pod typem Obecný dokument.
✅ Dokumenty nesmažte pouze proto, že zaměstnanec ukončil pracovní poměr. Většina personálních dokumentů podléhá archivačním a skartačním pravidlům.
✅ Při nejasnostech ohledně retenčních dob nebo skartačních lhůt konzultujte nastavení se správcem systému nebo osobou odpovědnou za spisovou službu organizace.