Žádosti zaměstnance
Tlačítko Žádosti v přehledu zaměstnanců slouží k zobrazení všech žádostí souvisejících s konkrétním zaměstnancem.
Umožňuje personalistovi sledovat historii požadavků zaměstnance.
V přehledu jsou zobrazeny zejména žádosti vytvořené zaměstnancem v modulu Osobní menu, případně žádosti vytvořené pro daného zaměstnance oprávněným uživatelem.
Přehled žádostí umožňuje:
- sledovat historii požadavků zaměstnance,
- kontrolovat stav zpracování žádostí,
- vytvářet nové žádosti,
- pracovat se schvalovacím procesem,
- komunikovat v rámci jednotlivých žádostí,
- přikládat soubory a dokumenty.
Přehled tak poskytuje kompletní historii zpracování jednotlivých požadavků zaměstnance.
Otevření přehledu žádostí
Postup
- Otevřete záložku Zaměstnanci.
- Vyhledejte zaměstnance.
- Klikněte na tlačítko Žádosti v jeho řádku.
Zobrazí se přehled všech žádostí evidovaných pro daného zaměstnance.
Co přehled obsahuje
Pro každou žádost jsou evidovány například následující informace:
- ID žádosti,
- typ žádosti,
- datum vytvoření,
- žadatel,
- zaměstnanec, za kterého je žádost podána,
- adresát žádosti,
- datum schválení,
- uživatel, který žádost realizoval,
- datum realizace,
- datum zrušení žádosti.
Přehled poskytuje kompletní historii komunikace a zpracování jednotlivých požadavků.
Založení nové žádosti
Uživatel s oprávněním ke správě zaměstnance může vytvořit novou žádost přímo z tohoto přehledu pomocí tlačítka Nová žádost.
Při zakládání žádosti systém automaticky předvyplní pole: Žádám pro uživatele na vybraného zaměstnance.
Následně je možné:
- vybrat typ žádosti,
- doplnit obsah žádosti,
- využít předdefinované šablony textů,
- přiložit soubory,
- žádost uložit.
Typy žádostí
Z tohoto přehledu lze zakládat následující typy žádostí.
Žádosti o přístup
Typ žádosti Žádost o přístup slouží k požadavkům na:
- přidání oprávnění,
- změnu přístupových práv,
- přidání rolí,
- zpřístupnění modulů systému.
Pro zjednodušení výběru požadovaného přístupu nabízí systém výběrové menu pro role jednotlivých modulů.
Zadanou žádost lze předat ke schválení dle nastaveného schvalovacího procesu společnosti. Průběh schvalování zůstává součástí historie žádosti.
Po schválení žádosti je požadavek předán administrátorovi systému, který provede požadované nastavení v modulu Administrace. Schválení žádosti samo o sobě oprávnění automaticky nepřiděluje.
Žádost na personální oddělení
Slouží ke komunikaci zaměstnance s personálním oddělením.
Typickými příklady mohou být:
- změna osobních údajů,
- požadavek na potvrzení o zaměstnání,
- žádost o potvrzení pro banku,
- personální dotazy,
- jiné personální požadavky.
Po vytvoření žádosti jsou odpovědní personalisté informováni notifikací a po zpracování označí žádost jako vyřízenou. Žadatel následně obdrží informaci o vyřízení požadavku.
Žádost o zaevidování neomluvené absence zaměstnance
Slouží k předání informace personalistovi o neomluvené absenci zaměstnance.
Po vytvoření žádosti:
- personalista ověří její oprávněnost,
- provede potřebné kroky v personální evidenci,
- žádost označí jako vyřízenou.
Celý proces zůstává evidován v historii žádosti.
Další typy žádostí v přehledu
V přehledu mohou být zobrazeny i další žádosti vytvořené zaměstnancem z Osobního menu.
Například:
Obecná žádost
Univerzální žádost určená pro interní komunikaci mezi uživateli systému. Umožňuje předávat požadavky, informace nebo úkoly mezi jednotlivými pracovníky.
Záměr nákupu
Žádost sloužící k evidenci požadavků na pořízení majetku nebo vybavení.
Další zpracování těchto žádostí probíhá v modulu Evidence majetku.
Tyto typy žádostí se zde zobrazují z důvodu zachování kompletní historie zaměstnance.
Schvalování žádostí
Vybrané typy žádostí mohou podléhat schvalovacímu procesu.
Po zahájení schvalování:
- systém eviduje jednotlivé kroky schvalování,
- uchovává historii schvalovacího procesu,
- zaznamenává datum schválení nebo zamítnutí,
- ukládá informace o schvalovatelích.
Průběh schvalování je kdykoliv dostupný v detailu žádosti.
Komunikace v žádosti
Každá žádost obsahuje vlastní historii komunikace.
Uživatelé mohou:
- přidávat komentáře,
- doplňovat informace,
- reagovat na jednotlivé kroky zpracování,
- přikládat soubory.
Veškerá komunikace je archivována jako součást historie žádosti.
Přílohy
K žádosti lze přikládat soubory a dokumenty související s řešeným požadavkem.
Typicky například:
- formuláře,
- potvrzení,
- fotografie,
- dokumenty potřebné ke schválení požadavku.
Přílohy zůstávají součástí historie žádosti.
Notifikace
Systém automaticky informuje uživatele o změnách stavu žádosti.
Notifikace jsou zasílány například při:
- vytvoření žádosti,
- zahájení schvalování,
- schválení nebo zamítnutí,
- označení žádosti jako vyřízené.
Díky tomu mají všichni účastníci přehled o aktuálním stavu řešení.
Vazba na další moduly
Jednotlivé typy žádostí mohou být propojeny s dalšími moduly platformy.
| Typ žádosti | Navazující modul |
|---|---|
| Žádost o přístup | Administrace |
| Žádost na personální oddělení | Personální agenda |
| Žádost o zaevidování neomluvené absence | Personální agenda |
| Záměr nákupu | Evidence majetku |
| Obecná žádost | Interní komunikace |
Poznámka: Přehled zobrazený pod tlačítkem Žádosti slouží pro evidenci žádostí zaměstnance podaných z Osobního menu uživatele ze záložky Moje žádosti.
Žádosti o nepřítomnost (dovolená, lékař, Sick Day apod.) jsou samostatnou agendou a jsou zpracovávány v části Moje nepřítomnost.