Nepřítomnosti a absence
Součástí přehledu docházky jsou také nepřítomnosti zaměstnance. Tyto údaje ovlivňují evidenci pracovní doby, plán docházky i následné zpracování mezd.
Do přehledu docházky se promítají všechny omluvené i neomluvené nepřítomnosti evidované v systému.
Rozsah používaných typů nepřítomností si každá organizace nastavuje podle svých potřeb v části Nastavení PA → Nastavení nepřítomností.
Mezi nejčastěji používané typy nepřítomností patří například:
- dovolená,
- pracovní neschopnost,
- ošetřovné,
- karanténa,
- placené volno,
- neplacené volno,
- mateřská dovolená,
- rodičovská dovolená,
- pracovní úraz,
- nemoc z povolání,
- překážky v práci,
- vojenské cvičení,
- Sick Days,
- návštěva lékaře,
- neomluvená absence.
Používané typy nepřítomností se mohou v jednotlivých organizacích lišit.
Nepřítomnosti ze žádostí
Většina plánovaných nepřítomností vzniká prostřednictvím agendy Moje nepřítomnosti v modulu Osobní menu.
Zaměstnanec podá žádost o nepřítomnost, která následně prochází schvalovacím procesem. Po schválení se nepřítomnost automaticky promítne do přehledu docházky zaměstnance.
Tím je zajištěno:
- správné schválení nepřítomnosti,
- evidence historie schvalování,
- správný dopad do docházky,
- návaznost na podklady pro zpracování mezd.
Doporučení: Plánované nepřítomnosti zadávejte prostřednictvím agendy Moje nepřítomnosti. Tento postup zajišťuje správné schválení i automatické promítnutí do docházky.
Ruční evidence absencí
Oprávněný uživatel může nepřítomnosti evidovat také přímo v přehledu docházky.
Tento způsob se využívá zejména v situacích, kdy:
- je potřeba opravit evidovaný stav,
- je nutné doplnit historické údaje,
- nepřítomnost nebyla zadána standardním schvalovacím procesem,
- je třeba hromadně zaevidovat absenci pro více dnů.
Systém umožňuje jak jednotlivé zadávání absencí pro konkrétní den, tak hromadné zadávání pro vybrané období.
Jednotlivé zadávání absencí
U každého dne v přehledu docházky lze otevřít detail záznamu a provést jeho úpravu.
Oprávněný pracovník/Personalista může:
- vytvořit novou absenci,
- upravit existující absenci,
- změnit počet hodin,
- doplnit poznámku,
- upravit plán docházky,
- upravit započtenou docházku,
- odstranit evidovanou absenci.
Tato forma evidence je vhodná zejména při opravách jednotlivých dnů nebo při řešení výjimečných situací.
Hromadné zadávání absencí
Pro evidenci nepřítomností ve více dnech současně slouží tlačítko Hromadné zadávání absencí.
Pomocí této funkce lze:
- vytvořit absenci,
- upravit absenci,
- odstranit absenci.
Po výběru režimu úpravy se zadává:
- typ absence,
- počet hodin,
- případná poznámka.
Následně lze označit:
- jednotlivé dny,
- celý týden,
- celý měsíc.
Hromadné zadávání absencí je vhodné například pro:
- celofiremní volno,
- hromadnou dovolenou,
- překážky v práci,
- mimořádné organizační situace.
Upozornění: V rámci jedné hromadné operace lze použít pouze jeden typ absence pro všechny vybrané dny.
Dovolená a evidence docházky
Schválená dovolená se automaticky propisuje do přehledu docházky zaměstnance.
Dovolenou je možné zadat také ručně přímo v docházce, tento postup však doporučujeme využívat pouze ve výjimečných případech.
Důležité: Ručně zadaná dovolená automaticky nesnižuje zůstatek dovolené zaměstnance. Pokud je dovolená evidována přímo v docházce, je případně nutné upravit nárok a čerpání dovolené samostatně.
Z tohoto důvodu doporučujeme dovolenou vždy zadávat prostřednictvím žádostí o nepřítomnost.
Typ absence „Ostatní“
Typ absence Ostatní je systémem vyhodnocován jako placené volno.
Lze jej využít například pro:
- mimořádné placené volno,
- další interní typy placených absencí definované organizací.
Konkrétní využití by mělo odpovídat interním pravidlům společnosti a způsobu zpracování mezd.