Typy dokumentů

Typ dokumentu představuje základní klasifikaci dokumentů v personální dokumentaci.

Každý dokument by měl mít přiřazen odpovídající typ dokumentu, který určuje:

zařazení dokumentu do správné složky,
jednotné názvosloví dokumentů v systému,
pravidla archivace,
pravidla skartace,
automatické procesy navázané na správu dokumentů.

Typy dokumentů jsou společné pro celou organizaci a jejich správné používání je důležitou součástí správy personální dokumentace.

Proč je správné přiřazení typu dokumentu důležité

Typ dokumentu není pouze informativní údaj.

Na jeho základě systém vyhodnocuje:

kam má být dokument zařazen,
jak dlouho má být dokument archivován,
kdy může být zařazen do skartačního řízení,
jaké automatické procesy se mají nad dokumentem provádět.

Důležité: Nesprávně přiřazený typ dokumentu může způsobit, že dokument nebude správně zahrnut do archivačních a skartačních procesů organizace.

Proto doporučujeme věnovat výběru typu dokumentu zvýšenou pozornost.

Správa typů dokumentů

Typy dokumentů jsou spravovány správcem systému v modulu:

Administrace → Systémové agendy MSPL → Personální dokumenty

Správce systému zde může nastavovat:

seznam typů dokumentů,
názvy typů dokumentů,
cílové složky,
šablony názvů dokumentů,
archivační lhůty,
skartační lhůty.

Běžný personalista obvykle typy dokumentů nespravuje, ale využívá je při ukládání dokumentů.

Výchozí typ dokumentu

Při některých způsobech nahrávání dokumentů systém automaticky přiřazuje výchozí typ:

Obecný dokument

Týká se zejména:

přetažení dokumentů myší do dokumentace,
hromadného nahrání více souborů,
importu většího množství dokumentů najednou.

Tento typ slouží pouze jako základní zařazení dokumentu po jeho nahrání.

Doporučení: Po hromadném nahrání dokumentů vždy zkontrolujte a případně změňte typ dokumentu na odpovídající typ.

Individuální přiřazení typu dokumentu

Typ dokumentu lze změnit přímo u konkrétního dokumentu.

Postup

Otevřete detail dokumentu.
Klikněte na Upravit.
Vyberte požadovaný typ dokumentu.
Změnu uložte.

Tento způsob je vhodný zejména při práci s jednotlivými dokumenty.

Hromadná změna typu dokumentu

Pokud potřebujete změnit typ většímu množství dokumentů, doporučujeme využít hromadnou akci.

Postup

Označte požadované dokumenty.
Klikněte na tlačítko Akce.
Vyberte možnost Hromadná změna typu dokumentu.
Zvolte nový typ dokumentu.
Potvrďte změnu.

Systém přiřadí vybraný typ všem označeným dokumentům.

Tato funkce se často využívá například po:

hromadném importu dokumentů,
migraci dat,
nahrání většího množství certifikátů,
nahrání pracovních smluv nebo dodatků.

Vazba mezi typem dokumentu a složkou

Typ dokumentu může být propojen s konkrétní složkou dokumentace.

Díky tomu lze zajistit, že dokumenty stejného charakteru budou ukládány jednotně a budou snadno dohledatelné.

Například:

Typ dokumentu	Typická složka
Pracovní smlouva	Smlouvy a dohody
Mzdový výměr	Mzdový výměr
Certifikát školení	Školení
Výplatní páska	Mzdové pásky

Konkrétní vazby nastavuje správce systému podle potřeb organizace.

Šablony názvů dokumentů

U vybraných typů dokumentů lze nastavit automatické vytváření názvů dokumentů.

Díky tomu systém generuje jednotné názvy a usnadňuje orientaci v dokumentaci.

Příkladem může být automatické pojmenování:

pracovní smlouvy,
dodatku ke smlouvě,
mzdového výměru,
potvrzení o absolvování školení.

Jednotné názvy výrazně usnadňují vyhledávání dokumentů a následnou správu archivu.

Nejčastější chyby

❌ Ponechání typu Obecný dokument u pracovních smluv nebo mzdových dokumentů.

❌ Uložení dokumentu pod nesprávný typ.

❌ Hromadný import dokumentů bez následné kontroly typů.

❌ Přesunutí dokumentu do jiné složky bez kontroly přiřazeného typu.

❌ Ruční vytváření nových názvů bez respektování nastavených pravidel.

Doporučené postupy

✅ Po každém hromadném nahrání dokumentů zkontrolujte jejich typ.

✅ Dokumentům stejného charakteru přiřazujte vždy stejný typ.

✅ Pro větší množství dokumentů využívejte hromadnou změnu typu dokumentu.

✅ Při zakládání nových typů dokumentů spolupracujte se správcem systému.

✅ Pravidelně kontrolujte správné zařazení dokumentů před archivací.

✅ Nikdy nepodceňujte význam správně nastaveného typu dokumentu – je základem pro správnou archivaci, skartaci i dlouhodobou správu personální dokumentace.