Evidence pracovní doby

Přehled docházky zobrazuje evidenci pracovní doby zaměstnance za zvolené období a vybraný kontrakt.
Umožňuje sledovat plánovanou i skutečnou docházku, evidované nepřítomnosti a další údaje potřebné pro personální i mzdové zpracování.

Docházka v systému vzniká kombinací několika zdrojů:

automaticky generované docházky podle nastavení kontraktu,
evidovaných příchodů a odchodů,
schválených nepřítomností,
e‑neschopenek,
ručních oprav provedených oprávněnými uživateli.

Generovaná docházka

Pokud je u kontraktu aktivováno Generování docházky, systém automaticky vytváří evidenci pracovní doby podle nastavení úvazku zaměstnance.

Generování probíhá automaticky během nočního zpracování dat a vychází z nastavení pracovní doby definované v kontraktu.

Při generování systém zohledňuje zejména:

pracovní fond zaměstnance,
rozložení pracovní doby,
počet hodin v jednotlivých dnech,
nastavený pracovní režim.

Výsledkem je automaticky vytvořená evidence pracovní doby, která se zobrazuje v přehledu docházky ve sloupci Prezence.

Generovaná docházka slouží k:

standardizaci evidence pracovní doby,
přípravě podkladů pro mzdy,
evidenci pracovní doby podle interních pravidel společnosti,
automatickému vytváření docházkových záznamů odpovídajících nastavenému úvazku.

Nastavení generování docházky je popsáno v kapitole Kontrakty – Struktura úvazku a generování docházky.

Skutečná docházka

Vedle generované docházky může zaměstnanec evidovat také skutečné příchody a odchody prostřednictvím:

mobilní aplikace,
docházkového terminálu,
čipového systému,
ruční evidence.

Tyto údaje zůstávají v systému evidovány a lze je zobrazit v přehledech příchodů a odchodů - sloupec Přítomnost.

Pokud organizace využívá docházkové terminály nebo čtečky čipů, lze jejich údaje automaticky přenášet do Personální agendy. Pro nastavení čipového systému prosím kontaktujte podporu MySmartplace.

Evidence příchodů a odchodů

Součástí docházkové evidence je také přehled jednotlivých příchodů a odchodů.

U každého záznamu lze sledovat například:

čas příchodu,
čas odchodu,
způsob pořízení záznamu,
případné ruční úpravy.

Evidence příchodů a odchodů slouží jako podklad pro vyhodnocení skutečně odpracované doby a umožňuje dohledat původ jednotlivých docházkových záznamů.

Zobrazení těchto údajů může být ovlivněno nastavením oprávnění v systému.

Generovaná docházka versus skutečnost

Pokud je generování docházky aktivní, stává se pro další zpracování rozhodující automaticky vygenerovaná evidence pracovní doby.

Skutečně zaznamenané příchody a odchody zůstávají v systému zachovány, slouží však pouze jako informativní údaj.

Příklad:

Zaměstnanec má nastavenou pracovní dobu 8 hodin denně a zapnuté generování docházky. V pondělí si zaznamená příchod v 7:12 a odchod v 16:27.

Tyto údaje budou v systému evidovány, ale po nočním zpracování systém vytvoří docházku podle nastaveného úvazku. Právě tato generovaná docházka bude následně použita při přípravě podkladů pro mzdy.

Dopad na zpracování mezd

Generování docházky zapnuto

Pro přípravu mezd se používá automaticky vygenerovaná evidence pracovní doby podle nastaveného úvazku.

Skutečně zaznamenané příchody a odchody nejsou podkladem pro výpočet mezd.

Generování docházky vypnuto

Systém vychází ze skutečně evidované docházky zaměstnance.

Pro podklady mezd se použijí reálně zaznamenané příchody, odchody a odpracované hodiny. V tomto režimu nevznikají žádné automaticky generované docházkové záznamy.

Důležité: Před aktivací generování docházky ověřte, že tento způsob evidence odpovídá mzdovým a docházkovým procesům Vaší organizace. Při zapnutém generování docházky se totiž podkladem pro mzdy stává generovaná evidence pracovní doby, nikoliv skutečně zaznamenané příchody a odchody.

Docházka jako podklad pro mzdy

Evidence pracovní doby představuje jeden ze základních podkladů pro zpracování mezd.

Proto doporučujeme pravidelně kontrolovat:

správnost generované docházky,
evidované příchody a odchody,
nepřítomnosti,
pracovní neschopnosti,
případné ruční úpravy.

Správně vedená docházka je nezbytnou podmínkou pro správný výpočet mezd a dalších pracovněprávních nároků zaměstnance.