Přehled rolí podle modulů
K čemu slouží role
Role určují, jaké funkce může uživatel v jednotlivých modulech platformy využívat.
Role samy o sobě neurčují, k jakým datům má uživatel přístup. Rozsah dostupných dat je současně ovlivněn:
- přiřazenou společností,
- přiřazeným oddělením,
- figurováním uživatele,
- případně nastavením nadřízenosti a schvalovacích procesů.
Jeden uživatel může mít přiřazeno více rolí současně.
Základní pravidlo
Role = co může uživatel dělat
Figurování = s jakými daty, zaměstnanci nebo společnostmi může pracovat
Osobní menu
- Redaktor novinek
Spravuje novinky publikované v platformě a vytváří nové.
- Správce nepřítomností
Spravuje žádosti o nepřítomnosti. Může vytvářet žádosti nejen za sebe, ale také za ostatní pracovníky společností a oddělení, ve kterých figuruje.
- Schvalování:
- Schvalovatel 1. úrovně - schvaluje v první úrovni schvalovacího procesu.
- Schvalovatel 2. úrovně - schvaluje ve druhé úrovni schvalovacího procesu.
- Schvalovatel 3. úrovně - schvaluje ve třetí úrovni schvalovacího procesu.
Administrace
Správce
Role Správce představuje nejvyšší úroveň oprávnění v modulu Administrace.
Uživatel s touto rolí má přístup ke všem částem modulu a může provádět veškeré administrátorské operace.
Uživatel může například:
- vytvářet a upravovat uživatele,
- měnit role a oprávnění,
- nastavovat společnosti a oddělení,
- upravovat systémovou konfiguraci,
- spravovat naplánované úlohy,
- nastavovat e-maily a notifikace,
- pracovat s archivací a skartací,
- provádět opravy systémových nastavení,
- rušit již provedená schválení.
Správce je současně příjemcem většiny systémových notifikací modulu Administrace.
Doporučení: Roli Správce přidělujte pouze omezenému počtu důvěryhodných uživatelů. Tato role umožňuje zasahovat do nastavení celé platformy.
Nastavení uživatelů a rolí
Role Nastavení uživatelů a rolí je určena pro správu uživatelských účtů a přístupových oprávnění v záložce Uživatelé.
Uživatel může:
- vytvářet nové uživatele,
- upravovat uživatelské účty,
- měnit role a oprávnění,
- resetovat hesla,
- blokovat a povolovat uživatele,
- spravovat žádosti o přístup,
- upravovat společnosti a oddělení přiřazené uživatelům.
Tato role umožňuje správu uživatelů bez nutnosti přidělovat plná oprávnění správce celé platformy. Je příjemcem notifikací k žádostem o přístup.
Typicky bývá využívána:
- IT podporou,
- helpdeskem,
- personálním oddělením,
- lokálními administrátory.
Spravuje:
- uživatele,
- role,
- přístupy,
- žádosti o přístup.
Nastavení firem a oddělení
Role Nastavení firem a oddělení umožňuje správu organizační struktury společnosti v záložce Firmy.
Uživatel může:
- vytvářet nové firmy,
- upravovat údaje firem,
- zakládat oddělení,
- upravovat oddělení.
Tato role je vhodná zejména pro administrátory organizační struktury nebo pracovníky odpovědné za správu firemních údajů.
Nastavení zakázkových systémů
Role Nastavení zakázkových systémů slouží ke správě jednotlivých instancí Zakázkového systému v záložce Moduly zakázkových systémů.
Uživatel může:
- vytvářet nové zakázkové systémy,
- zakládat nová období,
- ukončovat prodlužování období,
- provádět správu fiskálních období,
- přijímat notifikace související s generováním nových období.
Role je využívána zejména administrátory Zakázkového systému.
Nastavení platformy
Role Nastavení platformy umožňuje správu globálních parametrů celé platformy.
Uživatel může:
- upravovat nastavení platformy,
- konfigurovat autentifikaci,
- nastavovat figurování mimo kontrakty,
- spravovat archivní agendy,
- nastavovat AI funkcionality,
- upravovat systémová pravidla.
Tato role má dopad na všechny moduly platformy.
Plánované úlohy
Role Plánované úlohy umožňuje správu systémových robotů a automatických procesů.
Uživatel může:
- měnit čas spuštění úloh,
- zapínat a vypínat úlohy,
- spouštět úlohy ručně,
- kontrolovat výsledky jejich zpracování.
Typicky se jedná například o:
- synchronizace,
- archivace,
- skartace,
- systémové kontroly.
Šablony e-mailů
Spravuje systémové e-mailové šablony
Role Šablony e-mailů umožňuje správu automatických e-mailových zpráv odesílaných systémem.
Uživatel může:
- upravovat texty e-mailů,
- měnit předměty zpráv,
- upravovat šablony notifikací,
- pracovat se systémovými tokeny.
Role je vhodná zejména pro správce komunikace nebo administrátory platformy.
Lokalizace
Role Lokalizace umožňuje správu překladů a jazykových mutací systému.
Uživatel může:
- upravovat lokalizační texty,
- spravovat jazykové mutace,
- provádět překlady systémových prvků.
Role se využívá především při správě vícejazyčných instalací platformy.
Správce obecných žádostí
Role Správce obecných žádostí umožňuje práci s přehledem obecných žádostí v modulu Administrace.
Uživatel může:
- zobrazovat všechny obecné žádosti,
- kontrolovat jejich průběh,
- upravovat žádosti,
- vyřešit žádosti,
- řešit chybně založené požadavky,
- mazat žádosti podle oprávnění.
Role je určena zejména pracovníkům podpory a administrátorům.
Autor nápověd
Role Autor nápověd je určena pracovníkům, kteří vytvářejí a spravují systémovou dokumentaci a nápovědy.
Uživatel vidí:
- systémové klíče,
- identifikátory používané v nápovědách,
- další technické informace potřebné pro tvorbu dokumentace.
Role je využívána především:
- dokumentaristy,
- konzultanty,
- pracovníky zákaznické podpory,
- administrátory vytvářejícími interní návody.
Digitální archiv
Náhled
Role Náhled je určená uživatelům, kteří potřebují pouze zobrazovat obsah digitálních archivů.
Uživatel:
- vidí archivy, ke kterým má oprávnění,
- může prohlížet dokumenty,
- může využívat vyhledávání a filtrování,
- nemůže vytvářet ani upravovat dokumenty,
- nemůže provádět změny nastavení archivů,
- nemůže pracovat s archivací ani skartací.
Správce
Nejvyšší role modulu Digitální archiv.
Uživatel:
- vidí všechny digitální archivy,
- může upravovat obsah archivů,
- může spravovat dokumenty,
- může měnit nastavení archivů,
- může pracovat s archivací a skartací,
- je příjemcem archivačních notifikací,
- je příjemcem skartačních notifikací,
- přijímá všechny notifikace generované modulem.
Senior
Role Senior je určená vedoucím pracovníkům nebo manažerům týmů.
Uživatel:
- může vytvářet vlastní tým podřízených,
- vidí záložku Nastavení,
- v nastavení má přístup pouze k části Uživatelé,
- může definovat své podřízené,
- má přístup k archivům pracovníků, kteří jsou nastaveni jako jeho podřízení,
- může dokumenty svých podřízených zobrazovat a upravovat.
Podřízené lze vybírat:
- podle firem a oddělení,
- podle nadřízenosti z Personální agendy (pokud máte licenci k modulu Perosnální agendy),
- podle nadřízenosti ze Zakázkového systému (pokud máte licenci k modulu Zakázkový systém).
Po vytvoření týmu získá přístup k archivům, jejichž vlastníky jsou jeho podřízení.
Archivace
Role Archivace je určená pracovníkům odpovědným za správu archivace dokumentů.
Uživatel:
- má přístup do záložky Nastavení,
- nastavuje typy archivů,
- nastavuje archivační lhůty,
- nastavuje skartační lhůty,
- spravuje klasifikaci archivů,
- může měnit přiřazení typu archivu,
- má přístup ke všem archivům v rámci svých společností a oddělení,
- má přístup k sestavám modulu.
Role je určena především pro správu životního cyklu dokumentů a nastavení archivních pravidel.
Skartace
Role určená pracovníkům odpovědným za zpracování skartačních dávek.
Uživatel:
- má přístup k záložce Skartace,
- přijímá notifikace o připravených skartačních dávkách,
- kontroluje dokumenty zařazené do skartace,
- pracuje se skartačními protokoly,
- zahajuje schvalovací proces skartace,
- provádí nebo potvrzuje skartaci dokumentů,
- přijímá opakované notifikace k blížícím se skartačním termínům.
Po dokončení skartačního procesu:
- jsou dokumenty zaevidovány ve skartačním protokolu,
- je uložena auditní stopa,
- vlastník archivu obdrží notifikaci,
- po skartaci všech dokumentů může být archiv automaticky uzavřen a přesunut mezi skartované archivy.
CRM
Správce
Role Správce má přístup ke všem datům CRM a jejich správě.
Přiřazený modul bez role
Uživatel má přístup do svých vytvořených archivů a do archivů, které mu zpřístupnil jiný uživatel dle nastavených oprávnění.
Efektivita
Náhled
Role Náhled určená uživatelům, kteří potřebují sledovat průběh zpracování efektivit, ale nemají zasahovat do výpočtů nebo schvalování.
Uživatel:
- vidí přehled vytvořených výpočtů,
- vidí stavy zpracování a schvalování,
- vidí strukturu nastavení modulu,
- může zobrazovat výsledky a podklady,
- nemůže provádět výpočty,
- nemůže měnit nastavení,
- nemůže zasahovat do schvalovacího procesu.
Správce
Nejvyšší role modulu Efektivita.
Uživatel:
- vidí všechny společnosti a oddělení dle přiřazených oprávnění,
- může provádět výpočty,
- může upravovat výsledky,
- může zasahovat do schvalovacího procesu,
- může spravovat nastavení modulu,
- má přístup ke všem funkcím Efektivity.
Sestavy
Role Sestavy je určená uživatelům, kteří potřebují pracovat pouze se sestavami.
Uživatel:
- vidí záložku Sestavy,
- může zobrazovat výsledky za přiřazené společnosti a oddělení,
- může exportovat sestavy do Excelu,
- nemůže vytvářet ani upravovat výpočty,
- nemůže zasahovat do schvalovacího procesu.
Nastavení
Role Nastavení je určená správcům procesu efektivit.
Uživatel:
- má přístup do záložky Nastavení,
- nastavuje způsob výpočtu efektivit,
- nastavuje zpracovatele mezd,
- nastavuje schvalovatele,
- určuje pořadí schvalovacího workflow,
- nastavuje pravidla generování podkladů.
Tato role neprovádí samotné výpočty, ale řídí proces jejich zpracování.
Zpracovatel
Role Zpracovatel je určená vedoucím pracovníkům nebo jiným odpovědným uživatelům, kteří připravují podklady pro mzdy.
Uživatel:
- vytváří výpočty efektivit,
- zpracovává zaměstnance ve svěřených společnostech a odděleních,
- vybírá způsob výpočtu,
- zadává odměny, sankce a dorovnání,
- využívá poznámky,
- připravuje podklady pro schválení,
- zahajuje schvalovací proces.
Zpracovatel neprovádí finální schválení výpočtů.
Schvalování:
- Schvalovatel 1. úrovně - Schvaluje v první úrovni.
- Schvalovatel 2. úrovně - Schvaluje ve druhé úrovni.
- Schvalovatel 3. úrovně - Schvaluje ve třetí úrovni.
Evidence majetku
Náhled
Pouze zobrazení majetku.
Správce
Plný přístup do modulu.
Evidence
Správa majetku, inventur a zařazení majetku.
Fyzická kontrola
Provádí inventury a fyzickou kontrolu majetku.
Záměr nákupu
Vytváří požadavky na nákup majetku.
Sestavy
Práce se sestavami majetku.
Nastavení
Správa nastavení modulu.
Schvalovatel 1. úrovně
Schvaluje v první úrovni.
Schvalovatel 2. úrovně
Schvaluje ve druhé úrovni.
Schvalovatel 3. úrovně
Schvaluje ve třetí úrovni.
Spolupracovníci
Náhled
Pouze zobrazení dat.
Správce
Plný přístup ke všem funkcím modulu.
Objednatel
Aktivně pracuje v celém modulu.
Spolupracovníci
Správa karet spolupracovníků.
Žádosti
Zpracování žádostí spolupracovníků.
Zahájení spolupráce
Správa nástupů spolupracovníků.
Ukončení spolupráce
Správa ukončení spolupráce.
Sestavy
Práce se sestavami modulu.
Nastavení
Správa nastavení modulu.
Správa úkolů
Náhled
Pouze zobrazení úkolů.
Správce
Plný přístup ke všem úkolům a nastavením.
Zadavatel
Vytváří:
- úkoly,
- šablony úkolů,
- katalogy úkolů.
Senior
Spravuje úkoly svých podřízených pracovníků.
Nastavení
Správa nastavení a notifikací modulu.
Vnitřní předpisy
Náhled
Pouze čtení dokumentů.
Správce
Plný přístup k dokumentům, uživatelům i nastavení.
Tvůrce
Připravuje dokumenty a spouští schvalovací procesy.
Sestavy
Práce se sestavami modulu.
Nastavení
Správa nastavení modulu.
Schvalovatel 1. úrovně
Schvaluje v první úrovni.
Schvalovatel 2. úrovně
Schvaluje ve druhé úrovni.
Schvalovatel 3. úrovně
Schvaluje ve třetí úrovni.
Zakázkový systém
Správce
Plný přístup ke všem funkcím modulu.
Projekt – Odpovědná osoba
Řídí projekty a obchodní plán.
Zakázka – Odpovědná osoba
Řídí konkrétní zakázky a související procesy.
Zakázka – Oprávněná osoba
Pracuje se zakázkami v rozšířeném rozsahu.
Zakázka – Výkonná osoba
Vykazuje práci a pracuje na přidělených zakázkách.
Zaúčtování
Provádí exporty do účetních systémů.
Senior
Spravuje podřízené pracovníky a jejich výkazy práce.
Příchozí faktury – vložení
Zakládá příchozí faktury.
Příchozí faktury – editace
Upravuje příchozí faktury před schválením.
Partneři
Spravuje obchodní partnery.
Obchodní plán
Spravuje obchodní plán.
Nastavení
Správa nastavení Zakázkového systému.
Schvalovatel 1. úrovně
Schvaluje v první úrovni.
Schvalovatel 2. úrovně
Schvaluje ve druhé úrovni.
Schvalovatel 3. úrovně
Schvaluje ve třetí úrovni.
Schvalovatel 4. úrovně
Schvaluje ve čtvrté úrovni.
Personální agenda
Náhled
Pouze zobrazení dat.
Správce
Plný přístup ke všem částem modulu.
Personální část
Personalista
Správa celé personální části modulu.
Zaměstnanci PA
Správa zaměstnanců a jejich údajů.
Docházka editace
Úprava a správa docházky.
Směny editace
Správa plánu směn a katalogu směn.
Žádosti PA
Zpracování personálních žádostí.
Nástup zaměstnance PA
Správa nástupů zaměstnanců.
Výstup zaměstnance PA
Správa ukončení pracovních poměrů.
Sestavy PA
Práce se sestavami personální části.
Nastavení PA
Správa nastavení personální části.
Mzdová část
Mzdová účetní
Plný přístup ke mzdové části modulu.
Příprava podkladů pro mzdy
Správa podkladů před zpracováním mezd.
Docházka náhled
Pouze prohlížení docházky.
Směny náhled
Prohlížení plánu směn.
Export do mzdových SW
Práce s exporty do mzdových systémů.
Výplatní pásky
Správa a publikace výplatních pásek.
Zúčtování daně z příjmu
Správa ročního zúčtování daně.
Firemní dokumenty
Správa mzdových a firemních dokumentů.
Sestavy Mzdy
Práce se mzdovými sestavami.
Nastavení Mzdy
Správa nastavení mzdové části.
Organizační část
Organizační pracovník
Správa celé organizační části modulu.
Pracovní pozice
Správa pracovních pozic.
Sestavy Organizační
Práce s organizačními sestavami.
Nastavení Organizační
Správa nastavení organizační části.
Schvalování
Schvalovatel 1. úrovně
Schvaluje v první úrovni.
Schvalovatel 2. úrovně
Schvaluje ve druhé úrovni.
Schvalovatel 3. úrovně
Schvaluje ve třetí úrovni.
Doporučení
✅ Role přidělujte podle pracovní náplně uživatele.
✅ Pravidelně kontrolujte oprávnění uživatelů.
✅ Po organizačních změnách aktualizujte role i figurování uživatelů.
✅ Role Správce přidělujte pouze omezenému počtu uživatelů.
✅ Ověřujte nejen role, ale i přiřazené společnosti a oddělení.
✅ Pravidelně provádějte audit přístupových oprávnění.