Příchozí faktury
Sekce Příchozí faktury zakázky slouží k evidenci, schvalování, rozdělení nákladů na zakázky a následnému předání přijatých faktur do účetnictví.
Představuje klíčový nástroj pro evidenci nákladů vznikajících na projektech a zakázkách. Umožňuje sledovat celý životní cyklus faktury od jejího přijetí až po předání k zaúčtování.
Příchozí faktury lze:
- zakládat ručně,
- vytvářet ze Zpracování dokumentů,
- schvalovat víceúrovňovým schvalovacím procesem,
- rozdělovat mezi zakázky,
- přiřazovat k objednávkám,
- předávat do účetních systémů.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- evidovat příchozí faktury,
- ukládat přílohy a originální dokumenty,
- pracovat s DPH,
- rozdělovat náklady na zakázky,
- přiřazovat objednávky,
- schvalovat faktury,
- sledovat průběh schvalování,
- exportovat schválené faktury do účetnictví,
- evidovat historii zpracování,
- předávat faktury do fronty K zaúčtování.
Specifická pravidla
Každá příchozí faktura musí být před zahájením schvalovacího procesu kompletně rozdělena na zakázky.
Pokud není faktura rozdělena v plném rozsahu, nelze schvalování zahájit.
Faktura může být rozdělena na více zakázek.
Rozdělení se provádí částkami.
Ke každému řádku rozdělení lze přiřadit jednu objednávku.
Pokud organizace využívá pravidlo povinného zadávání objednávek, musí být při rozdělení faktury vybrána objednávka. Pokud objednávka neexistuje, je nutné uvést zdůvodnění.
Příchozí faktury musí projít schvalovacím procesem. Organizace však může nastavit oprávnění tak, aby některé role mohly fakturu schválit bez účasti dalších schvalovatelů.
Role a přístup k příchozím fakturám
Práce s příchozími fakturami je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.
Do procesu mohou vstupovat zejména:
- předkladatel,
- odpovědná osoba,
- oprávněná osoba,
- schvalovatelé,
- účetní,
- správce systému.
Evidence příchozí faktury
U faktury lze evidovat zejména:
- dodavatele,
- číslo faktury,
- variabilní symbol,
- datum vystavení,
- datum přijetí,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění,
- datum splatnosti,
- základ DPH,
- DPH,
- celkovou částku,
- měnu,
- poznámky,
- přílohy.
Součástí faktury je také originální dokument nebo jeho elektronická kopie.
Práce s přehledem příchozích faktur
Přehled zobrazuje všechny faktury evidované v systému.
U jednotlivých faktur jsou zobrazovány zejména:
- dodavatel,
- číslo faktury,
- datum vystavení,
- datum splatnosti,
- částka,
- stav,
- schvalovací informace.
Přehled umožňuje rychlé vyhledávání, filtrování a otevření detailu faktury.
Stavy příchozí faktury
Příchozí faktura může během svého životního cyklu procházet následujícími stavy.
Došlá
Faktura byla zaevidována v systému a čeká na další zpracování.
Ve schvalovacím procesu
Faktura byla předložena ke schválení a čeká na vyjádření schvalovatelů.
Schválená
Faktura úspěšně prošla schvalovacím procesem a je připravena k zaúčtování.
Exportovaná
Faktura byla předána do účetního systému.
Přenesená
Faktura byla přenesena do navazujícího systému nebo účetnictví podle nastaveného integračního procesu (např. při použití POHODA CONNECTOR).
Zrušená
Faktura byla stornována nebo vyřazena z dalšího zpracování.
Vytvoření příchozí faktury
Příchozí fakturu lze vytvořit několika způsoby.
Ruční založení
Fakturu lze vytvořit přímo v modulu Příchozí faktury nebo ze zakázky.
Tento způsob je vhodný zejména pro jednotlivé doklady nebo případy, kdy není využíváno automatizované zpracování dokumentů.
Vytvoření ze Zpracování dokumentů
Doporučeným způsobem je využití záložky Zpracování dokumentů.
Typický postup:
- Do systému je doručena faktura.
- Dokument je zařazen do Zpracování dokumentů.
- Uživatel provede kontrolu vytěžených údajů.
- Systém vytvoří příchozí fakturu.
- Faktura je připravena k rozdělení na zakázky a schválení.
Tímto způsobem se výrazně snižuje množství ručně zadávaných údajů.
Rozdělení faktury na zakázky
Rozdělení faktury na zakázky představuje jeden z nejdůležitějších kroků celého procesu.
Pomocí rozdělení se určuje:
- na kterou zakázku náklad patří,
- kdo za náklad odpovídá,
- jak bude náklad zahrnut do ekonomiky projektu a zakázky.
Jedna faktura může být rozdělena mezi více zakázek.
Každý řádek rozdělení obsahuje zejména:
- projekt,
- zakázku,
- částku,
- objednávku,
- případné zdůvodnění.
Vztah mezi příchozími fakturami a externími výkony
Příchozí faktury a Externí výkony zobrazují stejné náklady z rozdílného pohledu.
V záložce Příchozí faktury je vždy evidována celá faktura v původní hodnotě účetního dokladu bez ohledu na to, jaká část faktury byla přiřazena konkrétní zakázce.
Po rozdělení faktury na zakázky se jednotlivé přiřazené částky promítají do záložky Externí výkony, kde představují skutečný náklad konkrétní zakázky.
Pokud je například faktura v hodnotě 100 000 Kč rozdělena:
- 40 000 Kč na zakázku A,
- 60 000 Kč na zakázku B,
pak:
- v evidenci příchozích faktur bude stále zobrazena faktura v celkové hodnotě 100 000 Kč,
- v externích výkonech zakázky A bude evidováno 40 000 Kč,
- v externích výkonech zakázky B bude evidováno 60 000 Kč.
Externí výkony tedy představují skutečné náklady přiřazené konkrétní zakázce, zatímco příchozí faktury představují evidenci účetních dokladů v jejich plné hodnotě.
Vazba na objednávky
Při rozdělení faktury lze vybrat objednávku, na jejímž základě bylo plnění objednáno.
Tím vzniká návaznost mezi:
- objednávkou,
- fakturou,
- zakázkou.
Pokud organizace využívá povinné zadávání objednávek, musí být objednávka vyplněna nebo nahrazena zdůvodněním její absence.
Systém automaticky nekontroluje přečerpání objednávky. Kontrola skutečně vyčerpaných částek je prováděna uživatelsky.
Schvalování příchozích faktur
Příchozí faktury podporují víceúrovňové schvalování.
Do procesu může vstupovat:
- předkladatel,
- schvalovatel 1,
- schvalovatel 2,
- schvalovatel 3,
- schvalovatel 4.
Celkem tak může být do schvalovacího procesu zapojeno až pět osob.
Konkrétní nastavení schvalovacího procesu závisí na pravidlech organizace.
Schvalování umožňuje:
- kontrolu správnosti faktury,
- kontrolu rozdělení nákladů na zakázky,
- kontrolu návaznosti na objednávky,
- schválení nákladu před zaúčtováním.
Komunikace ve schvalovacím procesu
Schvalovací proces není pouze procesem schvalování, ale zároveň slouží jako prostor pro komunikaci všech zúčastněných osob.
V průběhu schvalování mohou uživatelé:
- přidávat příspěvky a komentáře,
- vést diskusi k faktuře,
- přikládat soubory,
- doplňovat podklady,
- reagovat na připomínky schvalovatelů.
O změnách ve schvalovacím procesu jsou automaticky informovány všechny osoby zapojené do schvalování prostřednictvím systémových notifikací.
Dokumenty a přílohy
Součástí faktury je také elektronická podoba dokladu.
Uživatel má k dispozici:
- náhled dokumentu,
- stažení přílohy,
- archivaci faktury,
- historii zpracování.
Dokument je dostupný přímo z detailu faktury a tvoří její nedílnou součást.
Předání k zaúčtování
Po úspěšném schválení je faktura zařazena do fronty K zaúčtování.
Do této fronty mohou vstoupit pouze faktury, které:
- byly kompletně rozděleny na zakázky,
- byly řádně schváleny,
- splňují nastavená pravidla procesu.
Fronta K zaúčtování slouží zejména účetním pracovníkům jako seznam dokladů připravených pro zaúčtování.
Integrace s účetními systémy
Systém umožňuje předávání schválených faktur do účetních systémů.
Standardně jsou podporovány například:
- Pohoda,
- Premiér.
Další integrace lze realizovat individuálně podle potřeb organizace.
Pokud organizace nepoužívá přímé propojení s účetním softwarem, může být fronta K zaúčtování využívána jako podklad pro ruční přepis účetních dokladů.
Postupy
Vytvoření příchozí faktury
Postup
- Otevřete záložku Příchozí faktury.
- Klikněte na Nová příchozí faktura.
- Vyberte dodavatele.
- Vyplňte identifikační údaje faktury.
- Doplňte data a částky.
- Nahrajte přílohu.
- Uložte fakturu.
Rozdělení faktury na zakázky
Postup
- Otevřete detail faktury.
- Přejděte na rozdělení faktury.
- Přidejte jednotlivé řádky rozdělení.
- Vyberte projekt a zakázku.
- Doplňte částku.
- Vyberte objednávku nebo uveďte zdůvodnění její absence.
- Zkontrolujte součet všech řádků.
- Uložte změny.
Zahájení schvalování
Postup
- Ověřte kompletní rozdělení faktury na zakázky.
- Zkontrolujte přílohy a údaje faktury.
- Zahajte schvalovací proces.
- Sledujte průběh schvalování.
- Reagujte na případné připomínky schvalovatelů.
- Po schválení bude faktura připravena k zaúčtování.
Předání faktury k zaúčtování
Postup
- Ověřte dokončení schvalování.
- Otevřete frontu K zaúčtování.
- Zkontrolujte připravené doklady.
- Proveďte export nebo zaúčtování podle nastaveného procesu společnosti - více manuál K zaúčtování.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Zpracování dokumentů
Zpracování dokumentů představuje doporučený způsob vytváření příchozích faktur a zdroj dokumentů pro jejich evidenci.
Objednávky
Objednávky slouží jako podklad pro kontrolu nákladů a mohou být přiřazeny k řádkům rozdělení faktury.
Zakázky
Rozdělením faktury vzniká vazba mezi fakturou a zakázkou, díky které se náklady promítají do ekonomického vyhodnocení zakázky.
K zaúčtování
Schválené faktury jsou automaticky předávány do fronty K zaúčtování.
Účetní systémy
Systém podporuje předávání schválených dokladů do účetního software.
Doporučené postupy
✅ Pro zpracování faktur využívejte přednostně Zpracování dokumentů.
✅ Rozdělte fakturu na zakázky ihned po jejím zaevidování.
✅ Kontrolujte vazbu mezi fakturou a objednávkou.
✅ Před spuštěním schvalování vždy ověřte správnost rozdělení.
✅ Využívejte komentáře a přílohy ve schvalovacím procesu k dokumentaci rozhodnutí.
✅ Pravidelně kontrolujte frontu K zaúčtování.
✅ Dbejte na správné přiřazení nákladů ke konkrétním zakázkám.
✅ Před exportem do účetnictví ověřte úplnost a správnost všech údajů.