Externí výkony
Sekce Externí výkony zakázky slouží k evidenci skutečných externích nákladů souvisejících s realizací zakázky.
Externí výkon představuje náklad vzniklý dodávkou zboží nebo služby od externího dodavatele. Tyto náklady vstupují do ekonomického vyhodnocování zakázky a ovlivňují její ziskovost.
Externí výkony umožňují:
- evidovat skutečné externí náklady,
- sledovat dodavatele,
- evidovat vazbu na příchozí faktury a hotovostní doklady,
- evidovat vazbu na objednávky,
- sledovat nákladovost zakázky,
- porovnávat skutečné náklady s plánem a rozpočtem.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- zobrazovat externí výkony vzniklé na zakázce,
- vytvářet externí výkony ručně,
- evidovat náklady vzniklé z příchozích faktur,
- evidovat náklady vzniklé z vyúčtování hotovosti,
- vytvářet vazby na objednávky,
- vytvářet vazby na účetní doklady,
- sledovat dodavatele,
- exportovat přehled externích výkonů do Excelu.
Specifická pravidla
Externí výkony představují skutečné externí náklady zakázky.
Vstupují do:
- přehledu zakázky,
- ekonomického vyhodnocení zakázky,
- porovnání se schváleným plánem,
- porovnání s rozpočtem,
- výpočtu zisku zakázky.
Dodavatel externího výkonu je vybírán z evidence partnerů.
Externí výkony mohou vznikat automaticky rozdělením příchozích faktur na zakázky nebo automaticky z dokladů evidovaných ve Vyúčtování hotovosti. Uživatel je může v odůvodněných případech vytvořit také ručně.
Role a přístup k externím výkonům
Práce s externími výkony je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.
Externí výkony mohou zpravidla vytvářet nebo upravovat:
- odpovědné osoby,
- oprávněné osoby,
- správci systému.
Rozsah dostupných operací závisí na nastavených oprávněních.
Práce s přehledem externích výkonů
Přehled externích výkonů zobrazuje všechny externí náklady přiřazené k dané zakázce.
U jednotlivých výkonů jsou zobrazovány zejména:
- název,
- datum,
- dodavatel,
- objednávka,
- faktura,
- doklad,
- cena.
Z přehledu lze otevřít detail výkonu, provést jeho úpravu nebo exportovat data do Excelu.
Způsoby vzniku externího výkonu
Externí výkon může vzniknout několika způsoby.
Z příchozí faktury
Nejčastějším způsobem vzniku externího výkonu je rozdělení příchozí faktury na zakázky.
Po rozdělení faktury systém automaticky vytvoří externí výkon odpovídající částce přiřazené konkrétní zakázce.
Z vyúčtování hotovosti
Externí výkon může vzniknout také automaticky z dokladů evidovaných v části Vyúčtování hotovosti.
Pokud je hotovostní doklad nebo jiný výdaj při vyúčtování přiřazen ke konkrétní zakázce, systém automaticky vytvoří odpovídající externí výkon.
Tím je zajištěno, že se náklady vzniklé například:
- hotovostními nákupy,
- účtenkami,
- platbami kartou,
- drobnými provozními výdaji,
promítnou do ekonomiky zakázky stejným způsobem jako náklady evidované prostřednictvím příchozích faktur.
Ruční vytvoření
Externí výkon lze vytvořit také ručně.
Tento postup se využívá zejména v případech, kdy náklad nevzniká standardním účetním dokladem nebo je potřeba jej evidovat samostatně.
Ruční založení externího výkonu
Při ručním vytvoření externího výkonu se evidují zejména:
- název výkonu,
- dodavatel,
- datum,
- cena,
- číslo dokladu,
- číslo faktury,
- poznámka.
Rozsah polí se může lišit podle nastavení organizace.
Vztah mezi příchozími fakturami a externími výkony
Příchozí faktury a externí výkony zobrazují stejné náklady z rozdílného pohledu.
V části Příchozí faktury je vždy evidována celá faktura v původní hodnotě účetního dokladu.
Do externích výkonů se naopak promítá pouze ta část nákladu, která byla při rozdělení faktury přiřazena konkrétní zakázce.
Pokud je například faktura rozdělena mezi více zakázek, bude:
- v evidenci příchozích faktur vedena pouze jednou v celé hodnotě,
- v externích výkonech rozdělena do jednotlivých částí podle přiřazených zakázek.
Externí výkony proto představují skutečný náklad konkrétní zakázky, nikoliv celou hodnotu účetního dokladu.
Vazba na objednávky
Externí výkon nevzniká přímo z objednávky.
Vazba na objednávku se vytváří v okamžiku rozdělení příchozí faktury na zakázky, kdy je k příslušnému řádku přiřazena konkrétní objednávka.
Externí výkon následně zobrazuje tuto vazbu pro potřeby kontroly a dohledání souvisejících dokumentů.
Vazba na dodavatele
Každý externí výkon je navázán na dodavatele.
Dodavatel je vybírán z evidence partnerů, což umožňuje:
- sledovat náklady podle dodavatelů,
- analyzovat spolupráci s externími subjekty,
- dohledat související objednávky a faktury.
Ekonomické vyhodnocení
Externí výkony představují jednu z hlavních složek nákladů zakázky.
Hodnoty externích výkonů se využívají při:
- sledování skutečných nákladů,
- vyhodnocování zakázky,
- porovnávání se schváleným plánem,
- porovnávání s rozpočtem,
- výpočtu zisku,
- tvorbě ekonomických přehledů a sestav.
Postupy
Zobrazení externích výkonů zakázky
Postup
- Otevřete požadovanou zakázku.
- Přejděte na záložku Externí výkony.
- Prohlédněte seznam evidovaných výkonů.
- V případě potřeby otevřete detail vybraného výkonu.
Ruční vytvoření externího výkonu
Postup
- Otevřete záložku Externí výkony.
- Klikněte na Nový externí výkon.
- Zadejte název výkonu.
- Vyberte dodavatele.
- Vyplňte datum a cenu.
- Doplňte další potřebné údaje.
- Uložte externí výkon.
Úprava externího výkonu
Postup
- Otevřete záložku Externí výkony.
- Vyberte požadovaný výkon.
- Klikněte na Upravit.
- Proveďte požadované změny.
- Uložte změny.
Export externích výkonů
Postup
- Otevřete záložku Externí výkony.
- Klikněte na Export do Excelu.
- Uložte exportovaný soubor.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Příchozí faktury
Rozdělení příchozí faktury na zakázky automaticky vytváří externí výkony.
Objednávky
Externí výkon může obsahovat vazbu na objednávku použitou při zpracování příchozí faktury.
Vyúčtování hotovosti
Doklady evidované ve vyúčtování hotovosti mohou vytvářet externí výkony.
Přehled zakázky
Externí výkony se promítají do ekonomického přehledu zakázky jako skutečné externí náklady.
Plán
Skutečné externí výkony jsou porovnávány s plánovanými externími náklady.
Rozpočty
Skutečné externí výkony jsou porovnávány s rozpočtovanými náklady.
Partneři
Dodavatelé externích výkonů jsou evidováni v seznamu partnerů.
Doporučené postupy
✅ Veškeré externí náklady evidujte prostřednictvím příchozích faktur nebo vyúčtování hotovosti.
✅ Pravidelně kontrolujte správnost rozdělení nákladů na zakázky.
✅ Ověřujte vazby mezi externími výkony, fakturami a objednávkami.
✅ Kontrolujte správnost přiřazeného dodavatele.
✅ Pravidelně porovnávejte skutečné externí náklady s plánem a rozpočtem.
✅ Významné náklady evidujte co nejdříve po jejich vzniku.
✅ Využívejte export do Excelu pro ekonomické analýzy a reporting.