Faktury vydané / Podklady k fakturaci zakázky
Záložka Faktury vydané / Podklady k fakturaci zakázky slouží k evidenci, schvalování a realizaci fakturace zákazníkům.
Umožňuje vytvářet podklady k fakturaci, schvalovat je a podle nastavení organizace následně vystavovat vydané faktury přímo v Zakázkovém systému nebo je předávat do účetního systému k dalšímu zpracování.
Všechny podklady i faktury jsou vždy navázány na konkrétní zakázky a představují skutečné výnosy zakázky.
Hlavní funkce
Záložka umožňuje:
- vytvářet podklady k fakturaci,
- schvalovat podklady k fakturaci,
- vystavovat vydané faktury,
- rozdělovat fakturované částky mezi zakázky,
- vytvářet opakované faktury,
- pracovat s více měnami,
- generovat PDF dokumenty,
- odesílat faktury e-mailem,
- sdílet faktury prostřednictvím veřejného odkazu,
- exportovat faktury do účetních systémů,
- sledovat historii schvalování a zpracování.
Specifická pravidla
Podklad k fakturaci nepředstavuje plánovaný výnos.
Podklad k fakturaci je prvním krokem procesu fakturace a je součástí skutečných výnosů zakázky. Představuje připravovanou fakturaci vůči zákazníkovi.
Pokud je podklad k fakturaci vytvořen přímo ze zakázky, je tato zakázka automaticky nastavena jako příjemce fakturovaného výnosu.
Systém podporuje dva režimy práce.
Varianta A – pouze podklady k fakturaci
Organizace vytváří a schvaluje podklady k fakturaci.
Po schválení jsou podklady připraveny:
- pro účetní oddělení,
- pro export do účetního systému,
- pro vystavení faktury mimo Zakázkový systém.
Varianta B – podklady a vystavení faktur v systému
Organizace vytváří podklady k fakturaci a po jejich schválení vystavuje vydané faktury přímo v Zakázkovém systému.
Tato volba se nastavuje centrálně v Nastavení Zakázkového systému: Povolit přípravu podkladů a vystavování faktur vydaných a platí pro celý modul. Nelze ji nastavovat samostatně pro jednotlivé zakázky.
Role a přístup k fakturaci
Práce s fakturací je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.
Do procesu zpravidla vstupují:
- odpovědná osoba zakázky,
- oprávněná osoba,
- schvalovatelé,
- účetní,
- správce systému.
Práce s přehledem fakturace
Přehled zobrazuje:
- podklady k fakturaci,
- vydané faktury,
- jejich stav,
- zákazníka,
- zakázku,
- částku,
- datum vystavení,
- odpovědnou osobu.
Data lze:
- filtrovat,
- vyhledávat,
- řadit podle jednotlivých sloupců.
Stejná funkcionalita je dostupná:
- z centrální evidence Vydaných faktur,
- ze záložky Faktury vydané / Podklady k fakturaci na konkrétní zakázce.
Vytvoření podkladu k fakturaci
Každý proces fakturace začíná vytvořením podkladu k fakturaci.
Při vytváření podkladu se evidují zejména:
- zákazník,
- zakázka,
- datum,
- měna,
- položky faktury,
- poznámky,
- odpovědná osoba.
Podklad obsahuje jednotlivé fakturační položky včetně:
- textu položky,
- částky,
- sazby DPH.
Rozdělení fakturace na zakázky
Pokud je podklad k fakturaci vytvořen přímo ze zakázky, je daná zakázka automaticky přiřazena a není nutné provádět žádné další rozdělení.
Rozdělení fakturace na více zakázek se využívá pouze v případech, kdy má být část fakturované částky přiřazena jiné zakázce nebo více zakázkám.
Typickým příkladem je situace, kdy:
- jedna faktura zahrnuje plnění realizovaná pro více zakázek,
- část fakturované hodnoty má být vykázána na jiné zakázce,
- je potřeba rozdělit výnos mezi více realizovaných projektů.
Při rozdělení musí být zachováno pravidlo, že součet všech přiřazených částek odpovídá celkové fakturované částce podkladu k fakturaci.
Rozdělení fakturace umožňuje správné ekonomické vyhodnocení jednotlivých zakázek a projektů.
Schvalování podkladů k fakturaci
Podklady k fakturaci mohou podléhat schvalovacímu procesu.
Schvalování umožňuje:
- kontrolu správnosti fakturace,
- kontrolu fakturovaných částek,
- kontrolu rozdělení mezi zakázky,
- schválení výnosů před vystavením faktury.
Po schválení závisí další postup na nastavené variantě fakturace.
Komunikace ve schvalovacím procesu
Účastníci schvalovacího procesu mohou:
- přidávat komentáře,
- vést diskusi,
- přikládat soubory,
- reagovat na připomínky ostatních schvalovatelů.
Systém současně zasílá notifikace všem osobám zapojeným do schvalovacího procesu.
Vystavení vydané faktury
Pokud organizace využívá vystavování faktur přímo v Zakázkovém systému, lze po schválení podkladu vystavit fakturu.
K dispozici jsou dvě možnosti.
Vystavit fakturu
Faktura je vytvořena, ale zůstává upravitelná.
Vystavit fakturu a potvrdit
Faktura je vytvořena a potvrzena jako finální doklad.
Po finálním vystavení již není možné fakturu upravovat. V případě potřeby je nutné fakturu zrušit a vytvořit nový doklad.
Opakované faktury
Systém podporuje vytváření opakovaných faktur.
Při nastavení opakování:
- vznikne šablona fakturace,
- systém automaticky vytváří nové podklady,
- odpovědná osoba obdrží notifikaci o vytvoření nového podkladu.
U opakovaných faktur lze:
- zobrazovat historii,
- upravovat nastavení,
- ukončit opakování.
Práce s měnami
Podklady i faktury mohou být vystavovány v různých měnách.
Používání měn je řízeno nastavením Zakázkového systému: Povolit výběr měny u vydaných faktur.
Při práci s cizí měnou:
- systém ukládá kurz dle data fakturace,
- rozdělení mezi zakázky probíhá v Kč,
- změna kurzu může ovlivnit rozdělení faktury mezi zakázky.
Detail faktury
Z detailu podkladu nebo faktury lze:
- zobrazit PDF dokument,
- otevřít veřejnou stránku faktury,
- zkopírovat veřejný odkaz,
- odeslat fakturu e-mailem,
- zobrazit historii schvalování a změn.
Ekonomické vyhodnocení
Schválené podklady k fakturaci a vystavené faktury představují skutečné výnosy zakázky.
Tyto hodnoty:
- vstupují do Přehledu zakázky,
- vstupují do výpočtu zisku,
- vstupují do výpočtu marže,
- vstupují do Vyúčtování zakázky,
- slouží pro ekonomické vyhodnocení realizace zakázky.
Postupy
Vytvoření podkladu k fakturaci
Postup
- Otevřete záložku Faktury vydané / Podklady k fakturaci.
- Klikněte na Nový podklad k fakturaci.
- Vyberte zákazníka.
- Vyberte zakázku.
- Doplňte potřebné údaje.
- Přidejte fakturační položky.
- Uložte podklad.
Rozdělení podkladu mezi více zakázek
Tento postup použijte pouze v případě, že se fakturovaná částka vztahuje k více zakázkám.
Pokud je podklad vytvořen přímo ze zakázky a celá fakturovaná částka patří této zakázce, není potřeba žádné rozdělení provádět.
Postup
- Otevřete podklad.
- Otevřete rozdělení zakázek.
- Doplňte jednotlivé zakázky.
- Rozdělte částky.
- Zkontrolujte celkový součet.
- Uložte změny.
Zahájení schvalování
Postup
- Otevřete podklad k fakturaci.
- Klikněte na Schvalování.
- Vyberte schvalovatele.
- Spusťte schvalovací proces.
- Sledujte průběh schvalování.
Vystavení faktury
Postup
- Otevřete schválený podklad.
- Klikněte na Vystavit fakturu.
- Zvolte způsob vystavení.
- Zkontrolujte údaje.
- Potvrďte vytvoření faktury.
Návaznosti na ostatní části systému či moduly
Přehled zakázky
Fakturované částky se promítají do ekonomického přehledu zakázky.
Vyúčtování
Schválené podklady a vydané faktury vstupují do vyhodnocení zakázky ve Vyúčtování.
Plán
Skutečné výnosy lze porovnávat s plánovanou fakturací.
Rozpočty
Skutečné výnosy lze porovnávat s rozpočtovanou fakturací.
K zaúčtování
Potvrzené faktury jsou připraveny k exportu nebo předání do účetnictví.
Účetní systémy
Systém podporuje integraci s účetními systémy, například Pohoda. Další integrace mohou být realizovány individuálně podle potřeb organizace.
Doporučené postupy
✅ Vytvářejte podklady k fakturaci bezprostředně po vzniku nároku na fakturaci.
✅ Před zahájením schvalování zkontrolujte rozdělení částek mezi zakázky.
✅ Využívejte schvalovací proces jako kontrolní mechanismus před vystavením faktury.
✅ U pravidelných plnění využívejte opakované faktury.
✅ Průběžně kontrolujte návaznost mezi fakturací a ekonomikou zakázek.
✅ Před finálním potvrzením faktury ověřte správnost všech údajů.
✅ Pravidelně sledujte rozdíly mezi plánovanou a skutečnou fakturací.
✅ Využívejte veřejné odkazy a PDF dokumenty pro efektivní komunikaci se zákazníky.