Typy personálních termínů
Záložka nastavení PA Typy personálních termínů slouží ke správě číselníku personálních termínů, které lze následně využívat u zaměstnanců a jejich kontraktů.
Typy termínů představují předdefinované kategorie událostí, které chce organizace sledovat a pravidelně vyhodnocovat.
Mezi typické příklady patří:
- lékařské prohlídky,
- školení BOZP,
- školení PO,
- školení řidičů,
- odborná školení,
- certifikace,
- GDPR školení,
- další interní povinnosti zaměstnanců.
Vytvořené typy termínů jsou následně dostupné při evidenci termínů v části:
-
Zaměstnanci → Kontrakty → Termíny
Přehled typů termínů
V seznamu jsou evidovány všechny vytvořené typy termínů.
U každého typu lze sledovat například:
- zařazení do složky,
- název termínu,
- zda je aktivní,
- zda je povinný,
- počet navázaných událostí.
Pomocí filtrování lze rychle vyhledat konkrétní typ termínu.
Vytvoření nového typu termínu
Nový typ termínu vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový typ termínu.
Při vytváření vyplňte:
- Složku – určuje kategorii termínu (například školení nebo lékařské prohlídky),
- Název – název konkrétního typu termínu,
- Aktivní – určuje, zda je možné typ termínu dále používat,
- Povinný – označuje termíny, které jsou pro zaměstnance povinné.
Po vyplnění údajů vytvoření potvrďte tlačítkem Vytvořit.
Aktivní a neaktivní typy termínů
Aktivní typy termínů lze běžně používat při evidenci zaměstnanců a kontraktů.
Pokud typ termínu již není potřeba využívat, lze jej deaktivovat. Tím se zabrání jeho dalšímu použití, aniž by došlo ke ztrátě historických dat.
Tento postup je vhodnější než mazání termínů, protože zachovává návaznost na již evidované záznamy.
Povinné termíny
Příznak Povinný slouží k označení termínů, které musí zaměstnanec absolvovat nebo splnit.
Typicky se jedná například o:
- vstupní školení,
- periodická školení BOZP,
- zákonem vyžadované zdravotní prohlídky,
- odborné certifikace požadované pro výkon práce.
Označení povinných termínů usnadňuje kontrolu plnění personálních povinností organizace.
Vazba na evidenci zaměstnanců
Typy personálních termínů slouží pouze jako číselník dostupných kategorií.
Vlastní evidence termínů probíhá až u konkrétního zaměstnance v části:
Zaměstnanci → Kontrakty → Termíny
Zde lze následně evidovat:
- datum absolvování,
- datum příští kontroly,
- opakování termínu,
- upozorňování na blížící se termín,
- poznámky,
- historii absolvovaných událostí.
Po nastavení opakování systém automaticky sleduje blížící se termíny a odesílá notifikace odpovědným uživatelům.
Díky tomu lze dlouhodobě sledovat například:
- lékařské prohlídky,
- školení zaměstnanců,
- obnovu certifikací,
- další pravidelně se opakující povinnosti.
Vytvořené typy termínů lze následně využívat v evidenci zaměstnanců.
Doporučené postupy
✅ Vytvářejte samostatný typ termínu pro každou sledovanou povinnost.
✅ Využívejte složky pro přehledné členění školení, lékařských prohlídek a dalších personálních událostí.
✅ Povinné termíny označujte příznakem Povinný, aby bylo možné snadno kontrolovat jejich plnění.
✅ Nepoužívané typy termínů deaktivujte místo jejich mazání.
✅ Pravidelně kontrolujte aktuálnost používaných typů termínů a odstraňujte duplicitní nebo zastaralé položky.
✅ Opakování, upozornění a konkrétní termíny nastavujte až v evidenci zaměstnance u kontraktu.