Nastavení zpracování a schvalování
Před samotným nastavením jednotlivých parametrů je potřeba rozhodnout, jak bude ve společnosti organizován proces zpracování a schvalování mezd a odměn.
Organizace může zvolit jednu z následujících variant:
- Příprava mezd a odměn za celou společnost
- Příprava mezd a odměn po jednotlivých odděleních
Stejným způsobem lze nastavit také schvalovací proces:
- Schvalování mezd a odměn za celou společnost
- Schvalování mezd a odměn po jednotlivých odděleních
Toto nastavení patří mezi nejdůležitější konfigurační parametry modulu, protože určuje:
- kdo bude připravovat podklady pro mzdy,
- kdo bude schvalovat výsledky výpočtů,
- jak budou generovány podklady pro mzdy a odměny,
- jak bude probíhat schvalovací proces.
Po nastavení způsobu zpracování a schvalování lze následně definovat:
- výchozí způsob výpočtu,
- termín výplaty,
- předstih notifikací,
- zpracovatele mezd,
- schvalovatele mezd.
Organizace zpracování a schvalování:
Příprava mezd a odměn za společnost
Pokud je zvolena příprava mezd a odměn za společnost, jsou podklady zpracovávány společně za všechny zaměstnance dané společnosti.
Tento způsob je vhodný zejména pro organizace, které mají jednotný proces zpracování mezd a odměn a nevyžadují samostatné zpracování jednotlivých oddělení.
Příprava mezd a odměn za oddělení
Při nastavení na úrovni oddělení probíhá příprava podkladů samostatně za jednotlivá oddělení.
Každé oddělení může mít vlastní zpracovatele a vlastní proces přípravy efektivit.
Tento způsob bývá využíván zejména ve společnostech s větším počtem oddělení nebo samostatně fungujícími týmy.
Schvalování mezd a odměn za společnost
Pokud je schvalování nastaveno za celou společnost, probíhá schvalovací proces společně nad všemi podklady dané společnosti.
Schvalovatel má přehled o všech zpracovaných výpočtech a provádí jejich kontrolu a schválení na úrovni celé společnosti.
Schvalování mezd a odměn za oddělení
Při schvalování po odděleních probíhá kontrola samostatně za jednotlivé organizační jednotky.
Každé oddělení může mít vlastního schvalovatele, který odpovídá za správnost výpočtů zaměstnanců svého útvaru.
Výplatní termín
Pole Výplatní termín slouží k nastavení plánovaného termínu výplaty mezd nebo odměn.
Tento údaj je využíván při plánování mzdového procesu a navazujících notifikací.
Předstih notifikace
Pomocí tohoto nastavení lze určit počet dnů před výplatním termínem, kdy systém začne upozorňovat odpovědné uživatele na blížící se zpracování mezd a odměn.
Notifikace pomáhají zajistit včasné dokončení výpočtů a schvalovacích procesů.
Výchozí způsob výpočtu
V této části se nastavuje výchozí metoda výpočtu efektivit zaměstnanců.
Nastavená varianta se automaticky použije při prvním vytvoření výpočtu zaměstnance.
K dispozici jsou následující možnosti:
- Jednoduchý výpočet
- Výpočet procentem
- Výpočet efektivita
- Časová odměna
- Úkolová odměna
Pokud je následně u konkrétního zaměstnance zvolen jiný způsob výpočtu, systém si toto nastavení pamatuje i pro další období.
Zpracovatelé mezd
V této části se určují uživatelé odpovědní za zpracování efektivit.
Zpracovatelé mohou:
- vytvářet výpočty,
- upravovat výpočtové parametry,
- zadávat odměny a sankce,
- doplňovat poznámky,
- odesílat podklady ke schválení.
Zpracovatele lze přiřazovat podle zvoleného způsobu organizace procesu za společnost nebo za oddělení.
Schvalovatelé mezd
V této části se nastavují uživatelé odpovědní za schvalování připravených výpočtů.
Schvalovatelé mohou:
- kontrolovat podklady,
- schvalovat výpočty,
- vracet výpočty k dopracování,
- komunikovat se zpracovateli prostřednictvím komentářů.
Správné nastavení schvalovatelů je nezbytnou součástí schvalovacího workflow.
Více úrovní schvalování
Modul umožňuje nastavit více schvalovacích úrovní.
Schvalování probíhá postupně podle definovaného pořadí schvalovatelů.
Příklad:
- úroveň schvalování – Vedoucí oddělení
- úroveň schvalování – Ředitel společnosti
- úroveň schvalování – Finanční ředitel
Systém vždy vyžaduje dokončení předchozí úrovně schválení před tím, než předá podklady dalšímu schvalovateli.
Průběh schvalování:
- Zpracovatel odešle podklady ke schválení.
- Systém odešle notifikaci schvalovateli 1. úrovně.
- Po schválení systém automaticky odešle notifikaci schvalovateli 2. úrovně.
- Po schválení 2. úrovně jsou podklady předány dalšímu schvalovateli.
- Proces pokračuje až do poslední definované úrovně schválení.
Teprve po dokončení všech schvalovacích kroků jsou podklady považovány za schválené a mohou být předány k dalšímu zpracování.
Vrácení ve schvalovacím procesu
Pokud některý ze schvalovatelů podklady neschválí:
- doplní komentář s požadavkem na úpravu,
- systém odešle notifikaci zpracovateli,
- zpracovatel provede potřebné změny,
- schvalovací proces se znovu zahájí.
Veškerá komunikace, komentáře a historie jednotlivých schvalovacích kroků zůstávají zaznamenány v historii schvalování.
Díky tomu je vždy možné zpětně dohledat:
- kdo podklady schvaloval,
- kdy proběhlo schválení,
- kdo schválení zamítl,
- jaké připomínky byly k výpočtu vzneseny,
- jaké úpravy byly následně provedeny.
Oprávnění uživatelů
Jako zpracovatele nebo schvalovatele lze vybrat pouze uživatele, kteří mají příslušné role přidělené v modulu Administrace.
Pokud uživatel nemá odpovídající oprávnění, nebude možné jej v nastavení modulu Efektivita vybrat.
Doporučené postupy
✅ Nejprve určete, zda bude příprava a schvalování probíhat za společnost nebo za oddělení.
✅ Nastavte výchozí způsob výpočtu odpovídající systému odměňování ve společnosti.
✅ Pravidelně kontrolujte seznam zpracovatelů a schvalovatelů.
✅ Při organizačních změnách aktualizujte odpovědné osoby.
✅ Před začátkem nového období ověřte správnost výplatního termínu a nastavení notifikací.
✅ Po změně nastavení doporučujeme ověřit správné fungování procesu na testovacím výpočtu.