Rozpočet zakázky

Rozpočet zakázky

Sekce Rozpočty zakázky slouží k tvorbě, správě a vyhodnocování ekonomických variant zakázky.

Rozpočet představuje detailní ekonomický model zakázky, ve kterém jsou plánovány:

• interní výkony,
• externí výkony,
• fakturace,
• očekávaný zisk.

Na jedné zakázce může existovat více rozpočtových variant současně. Jednotlivé varianty lze využívat pro:

• přípravu různých způsobů realizace,
• porovnání ekonomických scénářů,
• evidenci změn požadavků zákazníka,
• tvorbu obchodních nabídek,
• porovnání plánu se skutečností.

Rozpočet neslouží pouze pro interní ekonomické řízení. V mnoha organizacích představuje také podklad pro vytvoření cenové nabídky zákazníkovi.

Hlavní funkce

Záložka umožňuje:

• vytvářet více variant rozpočtu,
• vytvářet rozpočet ručně,
• vytvářet rozpočet z plánu zakázky,
• vytvářet rozpočet z reality zakázky,
• vytvářet rozpočet z vyúčtování,
• importovat rozpočet z Excelu,
• exportovat rozpočet do Excelu,
• duplikovat existující rozpočty,
• evidovat interní výkony,
• evidovat externí výkony,
• evidovat plánovanou fakturaci,
• automaticky počítat zisk a ziskovost,
• využívat schvalovací proces rozpočtu.

Specifická pravidla

Na jedné zakázce může existovat více rozpočtových variant současně. Každá varianta představuje samostatný ekonomický model zakázky.

Rozpočet pracuje s:

• interními výkony,
• externími výkony,
• plánovanou fakturací,
• vypočteným ziskem.

Interní výkony jsou navázány na interní a prodejní sazby nastavené v Zakázkovém systému. Správné nastavení sazeb je proto důležité pro správný výpočet nákladů, výnosů i očekávaného zisku.

Rozpočet může být využit jako:

• interní ekonomický podklad,
• kalkulace zakázky,
• podklad pro obchodní nabídku,
• podklad pro jednání se zákazníkem,
• podklad pro schvalování realizace.

Schvalování rozpočtu je systémem podporováno, jeho využití však závisí na nastavení konkrétní organizace.

Role a přístup k rozpočtům

Práce s rozpočty je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.

Rozpočty mohou zpravidla vytvářet a upravovat:

• odpovědné osoby,
• oprávněné osoby,
• správci Zakázkového systému.

Pouhé oprávnění nestačí. Uživatel musí být současně přiřazen k příslušné zakázce.

Práce s přehledem rozpočtů

Přehled rozpočtů zobrazuje všechny rozpočty vytvořené na zakázce.

U každého rozpočtu jsou zobrazovány zejména:

• název,
• stav,
• interní výkony,
• externí výkony,
• plánovaná fakturace,
• zisk,
• procentuální ziskovost.

Z přehledu lze provádět následující operace:

• Upravit,
• Duplikovat,
• Export do Excelu,
• Smazat.

Vytvoření nové varianty rozpočtu

Nová rozpočtová varianta se vytváří nezávisle na ostatních rozpočtech.

Díky tomu lze připravovat více scénářů realizace a následně je vzájemně porovnávat.

Duplikace rozpočtu

Duplikace slouží k vytvoření nové varianty na základě již existujícího rozpočtu.

Tento postup je vhodný například při:

• změně rozsahu zakázky,
• přípravě alternativních nabídek,
• vyjednávání se zákazníkem,
• porovnávání různých ekonomických scénářů.

Export do Excelu

Každý rozpočet lze exportovat do formátu Excel.

Export lze využít například pro:

• předání zákazníkovi,
• interní schvalování,
• další ekonomické zpracování,
• archivaci kalkulací.

Struktura rozpočtu

Rozpočet je rozdělen do několika částí.

Interní výkony

Obsahují plánované práce realizované vlastními pracovníky.

U jednotlivých položek lze evidovat například:

• typ práce,
• popis práce,
• počet hodin,
• interní sazbu,
• prodejní sazbu,
• cenu výkonu.

Systém automaticky vypočítává hodnotu výkonu na základě sazeb a odhadované pracnosti.

Externí výkony

Obsahují plánované dodávky externích partnerů.

U položek lze evidovat například:

• název výkonu,
• popis,
• dodavatele,
• cenu výkonu.

Fakturace

Obsahuje plánované položky určené k fakturaci zákazníkovi.

Na základě těchto údajů systém vypočítává očekávané výnosy zakázky.

Zisk

Zisk je vypočítáván automaticky jako rozdíl mezi plánovanou fakturací a plánovanými náklady.

Současně je zobrazována také procentuální ziskovost.

Způsoby vytvoření rozpočtu

Ruční vytvoření rozpočtu

Rozpočet lze vytvořit ručním zadáním jednotlivých položek.

Tento způsob je vhodný zejména pro menší nebo individuální zakázky.

Import z Excelu

Rozpočet lze importovat pomocí připraveného Excel souboru.

Pro import nelze použít libovolný soubor. Data musí být připravena v systémové importní šabloně, která obsahuje požadovanou strukturu dat.

Import je vhodný zejména:

• pro rozsáhlé rozpočty,
• při migraci dat,
• při převzetí kalkulací z jiných systémů,
• při přípravě rozpočtu mimo prostředí MySmartplace.

Import rozpočtu

Systém umožňuje vytvořit novou rozpočtovou variantu převzetím dat z jiných částí zakázky.

K dispozici jsou zejména zdroje:

• z plánu zakázky,
• z reality zakázky,
• z vyúčtování.

Tím lze rychle vytvořit novou variantu bez nutnosti ručního zadávání dat.

Schvalování rozpočtu

Pokud organizace využívá schvalovací workflow, může rozpočet podléhat schválení.

Schvalování může být využíváno například pro:

• schválení kalkulace,
• schválení obchodní nabídky,
• schválení rozpočtu před realizací,
• schválení změn rozpočtu.

Pokud organizace schvalování nevyužívá, lze s rozpočtem pracovat bez schvalovacího procesu.

Postupy

Vytvoření nového rozpočtu

Postup

1. Otevřete zakázku.
2. Přejděte na záložku Rozpočty.
3. Klikněte na Nový rozpočet.
4. Vyplňte název rozpočtu.
5. Doplňte interní výkony.
6. Doplňte externí výkony.
7. Doplňte plánovanou fakturaci.
8. Uložte rozpočet.

Vytvoření rozpočtu z existujících dat

Postup

1. Otevřete záložku Rozpočty.
2. Klikněte na Importovat rozpočet.
3. Vyberte zdroj dat:
   • z plánu,
   • z reality zakázky,
   • z vyúčtování.
4. Potvrďte vytvoření rozpočtu.
5. Zkontrolujte vypočtené hodnoty.
6. Uložte novou variantu.

Import rozpočtu z Excelu

Postup

1. Otevřete záložku Rozpočty.
2. Klikněte na Import z Excelu.
3. Stáhněte si systémovou šablonu.
4. Vyplňte data do předepsané struktury.
5. Uložte soubor.
6. Nahrajte soubor do systému.
7. Proveďte kontrolu dat.
8. Potvrďte import.
9. Zkontrolujte vytvořený rozpočet.

Duplikace rozpočtu

Postup

1. Otevřete přehled rozpočtů.
2. Vyberte rozpočet, který chcete použít jako vzor.
3. Klikněte na Duplikovat.
4. Upravte název nové varianty.
5. Proveďte požadované změny.
6. Uložte rozpočet.

Export rozpočtu

Postup

1. Otevřete přehled rozpočtů.
2. Vyberte požadovaný rozpočet.
3. Klikněte na Export do Excelu.
4. Uložte exportovaný soubor.

Návaznosti na ostatní moduly

Nastavení Zakázkového systému

Rozpočet využívá sazby definované v nastavení Zakázkového systému.

Tyto sazby ovlivňují výpočty interních výkonů, nákladů i ziskovosti.

Sestavy

Údaje z rozpočtů jsou využívány v manažerských sestavách a ekonomických přehledech.

Obchodní plán

Rozpočty mohou sloužit jako podklad pro obchodní plánování a přípravu obchodních nabídek.

Doporučené postupy

✅ Pro různé scénáře realizace vytvářejte samostatné varianty rozpočtů.

✅ Původní rozpočty nepřepisujte, ale vytvářejte nové varianty pomocí duplikace.

✅ Pro obchodní nabídky využívejte samostatnou rozpočtovou variantu určenou pro zákazníka.

✅ Pro import vždy používejte systémovou šablonu.

✅ Před schválením rozpočtu kontrolujte nejen zisk, ale i procentuální ziskovost.

✅ Pravidelně porovnávejte rozpočtové varianty s reálnými výsledky zakázky.

✅ Uchovávejte jednotlivé varianty rozpočtů pro možnost zpětného dohledání vývoje obchodního případu.