Schvalování
Po dokončení výpočtů jednotlivých zaměstnanců je nutné zahájit schvalovací proces.
Schvalování slouží ke kontrole správnosti výpočtů, potvrzení výsledných částek a předání podkladů do navazujícího zpracování mezd.
Současně vytváří auditní stopu všech provedených kroků a rozhodnutí.
Označení výpočtu jako zpracovaného
Po dokončení výpočtů všech zaměstnanců zpracovatel označí výpočet jako zpracovaný.
Tím potvrzuje, že:
- byly zkontrolovány podklady pro výpočet,
- byly stanoveny všechny složky odměny,
- byly doplněny případné poznámky,
- jsou podklady připraveny ke schválení.
Následně lze zahájit schvalovací proces prostřednictvím Panelu schvalování.
Schvalovací proces
Modul Efektivita podporuje víceúrovňové schvalování, které zajišťuje kontrolu výpočtů před jejich předáním do mzdového procesu.
Typický průběh schvalování je následující:
- Zpracovatel mezd provede výpočty zaměstnanců.
- Výpočet odešle ke schválení.
- Schvalovatel mezd provede kontrolu a schválení podkladů.
- Schválené podklady jsou předány personalistovi k dalšímu zpracování.
Konkrétní schvalovací workflow může být přizpůsobeno interním pravidlům organizace a nastavení modulu.
Neschválení a vrácení k úpravě
Pokud schvalovatel zjistí nesrovnalosti nebo požaduje úpravu podkladů, může výpočet vrátit zpět ke zpracování.
V takovém případě:
- doplní komentář s požadavkem na úpravu,
- systém odešle notifikaci zpracovateli,
- zpracovatel provede požadované změny,
- po úpravě znovu odešle výpočet ke schválení.
Tento postup lze opakovat, dokud nejsou podklady schváleny.
Komunikace během schvalování
Součástí schvalovacího procesu je interní komunikace mezi zpracovateli a schvalovateli.
Komentáře lze využít například pro:
- upozornění na nesrovnalosti,
- vysvětlení použitých odměn nebo sankcí,
- požadavky na úpravu výpočtu,
- předání doplňujících informací.
Díky notifikacím jsou všichni účastníci procesu informováni o nových požadavcích a změnách stavu schvalování.
Historie schvalování
Veškeré kroky provedené v rámci schvalovacího procesu jsou ukládány do historie.
Historie obsahuje například:
- jednotlivé kroky schvalování,
- informace o schválení nebo zamítnutí,
- datum a čas provedených akcí,
- komentáře jednotlivých uživatelů,
- změny stavů výpočtu.
Historie schvalování zůstává k dispozici i po dokončení procesu a umožňuje zpětně dohledat průběh schvalování včetně všech připomínek a provedených úprav.
Notifikace
Systém automaticky informuje účastníky schvalovacího procesu o změnách stavu.
Notifikace jsou odesílány například při:
- předání výpočtu ke schválení,
- vrácení výpočtu k přepracování,
- schválení výpočtu,
- přidání nového komentáře.
Díky tomu mají odpovědní uživatelé průběžný přehled o stavu zpracovávaných podkladů.
Doporučené postupy
✅ Před odesláním ke schválení zkontrolujte všechny výpočty zaměstnanců.
✅ Při vrácení výpočtu vždy doplňte jasný komentář s požadavkem na úpravu.
✅ Pravidelně sledujte systémové notifikace.
✅ Využívejte komentáře pro předávání důležitých informací mezi účastníky procesu.
✅ Schvalujte pouze podklady, které byly kompletně zkontrolovány.
✅ Pravidelně využívejte historii schvalování při řešení nesrovnalostí nebo zpětné kontrole výpočtů.