Objednávky zakázky

Záložka Objednávky slouží k evidenci, schvalování, odesílání a správě objednávek souvisejících se zakázkou.

Objednávka představuje formální požadavek na dodání zboží nebo služby od externího dodavatele a slouží jako podklad pro následné ekonomické procesy.

Objednávky umožňují:

evidovat nákupy související se zakázkou,
řídit schvalování nákupů,
komunikovat s dodavateli,
evidovat schválené finanční závazky,
vytvářet podklad pro následnou likvidaci příchozích faktur.

Hlavní funkce

Záložka umožňuje:

vytvářet nové objednávky,
evidovat dodavatele,
nastavovat termíny dodání,
stanovovat limit ceny,
schvalovat objednávky,
odesílat objednávky e-mailem,
generovat PDF objednávky,
sdílet objednávku prostřednictvím veřejného odkazu,
sledovat stav objednávky,
filtrovat a vyhledávat objednávky,
upravovat a rušit objednávky.

Specifická pravidla

Objednávka je vždy navázána na konkrétní zakázku.

Dodavatel objednávky je vybírán z evidence partnerů.

Objednávka může obsahovat maximální schválenou cenu, která představuje schválený finanční limit pro dané plnění.

Systém automaticky nekontroluje přečerpání objednávky vůči následným fakturám. Kontrola čerpání objednávky je prováděna uživateli v rámci běžné ekonomické kontroly.

Objednávky mohou být využívány jako podklad při likvidaci příchozích faktur.

Pokud má organizace aktivní pravidlo pro povinné zadávání objednávek, musí být při rozdělování nebo likvidaci příchozí faktury vybrána odpovídající objednávka. Pokud objednávka neexistuje, je nutné uvést zdůvodnění.

Schvalovací workflow objednávek je volitelnou funkcionalitou a závisí na nastavení konkrétní organizace.

Role a přístup k objednávkám

Práce s objednávkami je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.

Objednávky mohou zpravidla vytvářet a upravovat:

odpovědné osoby,
oprávněné osoby,
správci Zakázkového systému.

Pouhé oprávnění nestačí. Uživatel musí být současně přiřazen k příslušné zakázce.

Práce s přehledem objednávek

Přehled objednávek zobrazuje všechny objednávky navázané na zakázku.

U jednotlivých objednávek jsou zobrazovány zejména:

číslo objednávky,
datum vystavení,
stav,
název objednávky,
dodavatel,
termín dodání,
limit ceny.

Filtrování dat

Objednávky lze filtrovat například podle:

názvu,
dodavatele.

Filtrování umožňuje rychle vyhledat požadované objednávky i v rozsáhlejší evidenci.

Stavy objednávky

Objednávka může během svého životního cyklu procházet několika stavy.

Nová

Objednávka byla vytvořena, ale dosud nebyla schválena ani odeslána.

Ve schvalovacím procesu

Objednávka byla předložena ke schválení a čeká na rozhodnutí schvalovatelů.

Schválená

Objednávka byla schválena a je připravena k odeslání dodavateli.

Organizace může využívat i další stavy podle vlastního nastavení.

Obsah objednávky

Objednávka obsahuje zejména:

číslo objednávky,
název,
dodavatele,
datum vystavení,
termín dodání,
limit ceny,
místo dodání,
kontaktní osoby,
poznámku,
vazbu na zakázku.

Součástí objednávky mohou být také obchodní, právní nebo organizační podmínky společnosti.

Náhled objednávky

Každou objednávku lze zobrazit v náhledu.

V náhledu jsou dostupné všechny důležité údaje:

objednatel,
dodavatel,
termín dodání,
limit ceny,
číslo zakázky,
kontaktní údaje,
schvalovací informace,
text objednávky,
případné dodatky a obchodní podmínky.

PDF objednávky

Systém umožňuje automaticky vytvořit PDF verzi objednávky.

PDF dokument lze využít například pro:

odeslání dodavateli,
archivaci,
tisk,
schvalovací proces.

Odeslání objednávky

Schválenou objednávku lze odeslat dodavateli přímo ze systému.

Objednávka může být:

odeslána e-mailem,
sdílena pomocí veřejného odkazu,
exportována do PDF.

Dodatek objednávky

Objednávka může obsahovat doplňující text označovaný jako Dodatek objednávky.

Jedná se o volitelný text, který si organizace může upravit podle vlastních potřeb.

Dodatek bývá využíván například pro:

obchodní podmínky,
platební podmínky,
pokyny pro dodavatele,
právní ustanovení,
interní požadavky společnosti.

Pokud organizace dodatek nevyužívá, může být objednávka vytvořena i bez něj.

Schvalování objednávek

Pokud organizace využívá schvalovací workflow, objednávka může procházet schvalovacím procesem.

Schvalovací proces umožňuje:

kontrolu plánovaných výdajů,
schválení nákupu odpovědnými osobami,
evidenci historie schvalování,
dohledání schvalovatelů jednotlivých objednávek.

Pokud organizace schvalování nevyužívá, lze objednávky vytvářet a odesílat bez schvalovacího procesu.

Vazba na příchozí faktury

Objednávky mohou být využívány při zpracování příchozích faktur.

Při likvidaci faktury lze vybrat odpovídající objednávku, ke které se fakturované plnění vztahuje.

Pokud je v nastavení aktivováno pravidlo pro povinné zadání objednávky, musí uživatel:

vybrat existující objednávku,
nebo uvést zdůvodnění, proč objednávka neexistuje.

Tím je zajištěna kontrola nákupních procesů a návaznost mezi objednávkami a fakturami.

Postupy

Vytvoření nové objednávky

Postup

Otevřete zakázku.
Přejděte na záložku Objednávky.
Klikněte na Nová objednávka.
Zadejte název objednávky.
Vyberte dodavatele.
Vyplňte datum vystavení.
Zadejte termín dodání.
Vyplňte limit ceny.
Doplňte místo dodání a další potřebné údaje.
Uložte objednávku.

Úprava objednávky

Postup

Otevřete přehled objednávek.
Vyberte požadovanou objednávku.
Klikněte na Upravit.
Proveďte požadované změny.
Uložte změny.

Odeslání objednávky e-mailem

Postup

Otevřete objednávku.
Zkontrolujte její obsah.
Klikněte na Odeslat e-mailem.
Ověřte e-mailovou adresu příjemce.
Odešlete objednávku.

Zobrazení PDF objednávky

Postup

Otevřete detail objednávky.
Klikněte na Otevřít PDF objednávky.
Zobrazte nebo uložte PDF dokument.

Schválení objednávky

Postup

Otevřete objednávku ve schvalovacím procesu.
Zkontrolujte údaje objednávky.
Posuďte finanční a obchodní správnost.
Schvalte nebo zamítněte objednávku.
Potvrďte rozhodnutí.

Návaznosti na ostatní části modulu

Partneři

Dodavatel objednávky je vybírán z evidence partnerů.

Příchozí faktury

Objednávky mohou být využívány při likvidaci příchozích faktur a představují důležitou kontrolní vazbu mezi objednaným a fakturovaným plněním.

Nastavení Zakázkového systému

Nastavení systému určuje například:

využití schvalování objednávek,
povinné zadávání objednávek při zpracování faktur,
podobu dodatku objednávky,
další pravidla související s nákupním procesem.

Doporučené postupy

✅ Vytvářejte objednávku ještě před objednáním zboží nebo služby.

✅ Vždy vybírejte dodavatele z aktuální evidence partnerů.

✅ Udržujte reálné termíny dodání a limity cen.

✅ Při změnách objednávku aktualizujte, aby odpovídala skutečnému stavu.

✅ Pokud organizace využívá schvalování, odesílejte objednávky dodavatelům až po schválení.

✅ Při likvidaci faktur využívejte vazbu na objednávku.

✅ Pravidelně kontrolujte soulad mezi objednávkou, dodaným plněním a přijatou fakturou.

✅ Využívejte samostatné objednávky pro jednotlivá plnění, aby byla zachována přehlednost evidence.