Výplatní pásky

Záložka Výplatní pásky slouží k nahrávání výplatních pásek vytvořených ve mzdovém systému a jejich následnému zpřístupnění zaměstnancům.

Po zpracování mezd mzdová účetní nahraje vygenerované výplatní pásky do systému, který je automaticky přiřadí jednotlivým zaměstnancům a uloží do jejich dokumentace.

Zaměstnanci pak mají své výplatní pásky k dispozici přímo v Osobním menu.

Aktuálně je podporována komunikace se mzdovými systémy:

Pamica
Schuster

V případě zájmu o napojení na jiný mzdový software kontaktujte podporu MySmartplace.

Nahrání výplatních pásek

Po zpracování mezd ve mzdovém systému je možné nahrát výplatní pásky ve formátu PDF.

Mzdová účetní nahraje připravené soubory prostřednictvím záložky Výplatní pásky.

Systém následně provede:

kontrolu názvů souborů,
identifikaci zaměstnanců,
automatické rozdělení dokumentů,
uložení do dokumentace zaměstnanců.

Párování výplatních pásek

Při zpracování výplatních pásek systém vyhledává zaměstnance na základě identifikátorů obsažených v názvu souboru.

Pro správné přiřazení se používají:

ID zaměstnance,
ID kontraktu.

Tyto identifikátory musí odpovídat údajům evidovaným v Personální agendě a ve mzdovém systému.

Díky tomu může systém automaticky rozpoznat, kterému zaměstnanci konkrétní výplatní páska patří.

Struktura názvu souboru

Názvy souborů musí odpovídat formátu podporovanému systémem.

Požadovaná struktura názvů je uvedena přímo na stránce Výplatní pásky.

Před nahráním dokumentů doporučujeme ověřit, že export ze mzdového systému vytváří soubory ve správném formátu.

Nesprávně pojmenované soubory nemusí být systémem rozpoznány a přiřazeny ke správným zaměstnancům.

Podporované formáty

Výplatní pásky se nahrávají ve formátu:

Před nahráním doporučujeme zkontrolovat správnost exportu a čitelnost vytvořených dokumentů.

Uložení do dokumentace zaměstnance

Po úspěšném zpracování jsou výplatní pásky automaticky uloženy do dokumentace příslušného zaměstnance.

Tím je zajištěno:

bezpečné uložení dokumentů,
snadné dohledání historických výplatních pásek,
dlouhodobá archivace dokumentů,
dostupnost dokumentů zaměstnanci.

Zobrazení zaměstnanci

Nahrané výplatní pásky jsou zaměstnancům zpřístupněny v:

Osobní menu → Moje dokumenty → Mzdové pásky

Zaměstnanec zde může zobrazit a stáhnout své výplatní pásky za jednotlivá období.

K dispozici má pouze vlastní dokumenty, ke kterým má oprávnění.

Kontrola nahraných dokumentů

Po nahrání doporučujeme ověřit:

počet zpracovaných souborů,
správnost přiřazení zaměstnancům,
dostupnost dokumentů v dokumentaci zaměstnance,
správné zobrazení v Osobním menu.

Případné chyby v názvech souborů nebo identifikátorech je vhodné opravit ještě před informováním zaměstnanců.

Podporované mzdové systémy

Systém umožňuje zpracování a distribuci výplatních pásek vytvořených ve mzdových systémech Pamica a Schuster.

Při dodržení požadované struktury názvů souborů dokáže systém automaticky identifikovat zaměstnance a přiřadit výplatní pásky do jejich osobní dokumentace.

Pokud vaše organizace používá jiný mzdový software, obraťte se na podporu MySmartplace, která poskytne informace o možnostech integrace a napojení dalšího mzdového systému.

Doporučené postupy

✅ Výplatní pásky nahrávejte až po definitivním uzavření mezd.

✅ Před nahráním ověřte správnost exportu ze mzdového systému.

✅ Dodržujte předepsanou strukturu názvů souborů.

✅ Po nahrání proveďte kontrolu přiřazení dokumentů zaměstnancům.

✅ Pravidelně kontrolujte dostupnost výplatních pásek v Osobním menu.

✅ Historické výplatní pásky ponechávejte v systému jako součást dokumentace zaměstnance.