Sekce Dokumenty zakázky slouží k evidenci, ukládání a správě dokumentů souvisejících se zakázkou.
Umožňuje soustředit veškerou dokumentaci na jedno místo a vytváří centrální úložiště podkladů potřebných pro realizaci, řízení, kontrolu, archivaci a dlouhodobou správu zakázky.
Díky tomu mají oprávnění uživatelé rychlý přístup ke smlouvám, technické dokumentaci, předávacím protokolům, fotografiím i dalším dokumentům souvisejícím s realizací zakázky.
Záložka umožňuje:
Dokumenty jsou evidovány vždy ke konkrétní zakázce.
Každá organizace si může definovat vlastní strukturu dokumentace podle svých potřeb. Tato struktura může být centrálně přednastavena v administraci systému a následně upravována podle charakteru konkrétní zakázky.
Záložka Dokumenty není pouhým seznamem souborů, ale umožňuje vytvářet přehlednou organizační strukturu dokumentace.
Přístup k dokumentům mají zpravidla:
Rozsah oprávnění se řídí nastavením systému a přidělenými rolemi.
Typ dokumentů není pevně omezen.
Organizace může evidovat například:
Konkrétní členění dokumentů závisí na nastavení organizace.
Dokumenty lze organizovat pomocí předem definované struktury.
Ta může obsahovat například:
Struktura bývá zpravidla nastavena centrálně v administraci systému a následně využívána na jednotlivých zakázkách. Uživatelé ji mohou podle oprávnění dále upravovat.
Dokumenty jsou ukládány v rámci Zakázkového systému.
Současně jsou propojeny s centrálním úložištěm dokumentů systému, díky čemuž je zajištěna jejich centralizovaná správa a dostupnost.
Dokumenty nejsou pouze pohledem na dokumenty uložené v jiném modulu, ale tvoří samostatnou dokumentaci konkrétní zakázky.
U dokumentu lze evidovat zejména:
Dokument může obsahovat jeden nebo více souborů podle nastavení systému.
Systém nepodporuje automatické verzování dokumentů.
Není tedy možné:
Pokud je potřeba evidovat novou verzi dokumentu, ukládá se jako samostatný dokument.
Součástí správy dokumentů zakázky je archivace dokumentů.
Archivace slouží k oddělení aktivně používaných dokumentů od dokumentů, které již nejsou používány v běžném provozu, ale musí být nadále uchovány z obchodních, provozních nebo legislativních důvodů.
Aktivní dokument:
Archivovaný dokument:
Digitální archiv může obsahovat současně aktivní i archivované dokumenty. Umístění dokumentu v archivu automaticky neznamená, že je dokument archivován z pohledu skartačního řízení.
Každý dokument obsahuje zejména následující údaje:
Při prvním přepnutí dokumentu do stavu Archivovaný musí být vyplněno datum začátku archivační lhůty.
Toto datum představuje okamžik, kdy dokument přestává být aktivně používán.
Datum může být:
Uživatel může datum začátku archivace uzamknout.
Po uzamčení:
U dokumentů zakázek doporučujeme archivaci provést po ukončení zakázky, ideálně k poslednímu dni účetního nebo fiskálního období.
Archivace se provádí:
Skartace představuje řízený proces vyřazení dokumentů po uplynutí stanovené doby uchování.
Skartační lhůta se nikdy nepočítá od data vytvoření dokumentu.
Rozhodující je:
Skartační lhůta nezačíná běžet okamžikem archivace dokumentu.
Podle legislativních pravidel začíná vždy:
1. ledna roku následujícího po roce archivace dokumentu.
Rozhodující je tedy rok archivace, nikoliv konkrétní den.
Příklad:
Stejný výsledek nastane i při archivaci dne 31. 12. 2025.
Do skartační dávky jsou zařazeny pouze dokumenty, které:
Oprávněný uživatel může:
Záložka Dokumenty neobsahuje schvalovací proces.
Není podporováno:
Dokumenty slouží primárně jako úložiště a evidence dokumentace zakázky.
Dokumenty jsou navázány na zakázku jako celek.
Nejsou standardně propojeny přímo s jednotlivými:
Dokument slouží jako součást dokumentace celé zakázky.
Přehled dokumentů zobrazuje všechny dokumenty evidované na zakázce.
Uživatel může:
Postup
Postup
Postup
Postup
Postup
Dokumenty jsou vždy navázány na konkrétní zakázku a tvoří její kompletní dokumentaci.
Dokumentace představuje podpůrné podklady pro řízení a vyhodnocení zakázky.
Dokumenty mohou obsahovat schválené rozpočty, kalkulace a cenové nabídky.
V dokumentaci lze ukládat související objednávkové podklady a smluvní dokumentaci.
Dokumentace může obsahovat obchodní podklady související s fakturací.
Dokumenty mohou obsahovat doprovodné podklady k nákladům a dodávkám.
Dokumenty jsou ukládány v návaznosti na centrální úložiště dokumentů systému a využívají společná pravidla archivace a skartace.
✅ Vytvářejte jednotnou strukturu dokumentace pro všechny zakázky.
✅ Dokumenty ukládejte do správných složek a kategorií.
✅ Používejte jednoznačné názvy dokumentů.
✅ Pravidelně kontrolujte úplnost dokumentace zakázky.
✅ Ukládejte klíčové smlouvy a dodatky v samostatných kategoriích.
✅ Při ukládání dokumentů doplňujte popisy pro snadnější dohledání.
✅ U rozsáhlých zakázek vytvářejte tematické složky podle jednotlivých oblastí projektu.
✅ Po ukončení zakázky archivujte dokumenty a nastavte začátek archivační lhůty.
✅ Pravidelně kontrolujte dokumenty zařazené do archivace.
✅ Dodržujte interní pravidla pro dobu uchování dokumentů.
✅ Skartaci provádějte pouze u dokumentů, které splňují podmínky pro zařazení do skartační dávky.
✅ Před skartací vždy ověřte splnění interních a legislativních požadavků.