Plán zakázky

  2. Dokumentace systému
  3. Zakázkový systém
  4. Zakázky
  5. Plán zakázky

Plán zakázky

Sekce Plán zakázky slouží k vytvoření ekonomického plánu zakázky a představuje výchozí bod pro její průběžné vyhodnocování.

Pomocí plánu lze před zahájením nebo v průběhu realizace stanovit očekávané:

  • interní náklady,
  • externí náklady,
  • fakturaci,
  • ziskovost zakázky.

Plán následně slouží jako referenční hodnota pro porovnávání skutečných výsledků vznikajících během realizace zakázky.

Údaje zadané v plánu se promítají do záložky Přehled zakázky, kde systém průběžně porovnává plánované a skutečné hodnoty.

Screenshot_42.png

Screenshot_43.png

Hlavní funkce

Záložka umožňuje:

  • vytvářet ekonomický plán zakázky,
  • plánovat interní výkony,
  • plánovat externí výkony,
  • plánovat fakturaci,
  • sledovat plánovaný zisk,
  • porovnávat plán se skutečností,
  • vytvářet plán ručně,
  • importovat plán z Excelu,
  • vytvářet plán z již existujících dat zakázky,
  • využívat schvalovací proces plánu,
  • evidovat historii změn plánu.

Specifická pravidla

Plán obsahuje očekávané ekonomické hodnoty zakázky. Sám o sobě nevytváří skutečné náklady ani výnosy.

Skutečné ekonomické výsledky vznikají až v dalších částech zakázky, například prostřednictvím:

  • interních výkonů,
  • externích výkonů,
  • příchozích faktur,
  • vyúčtování hotovosti,
  • fakturace.

Hodnoty interních výkonů jsou navázány na sazby nastavené v Zakázkovém systému. Správné nastavení sazeb je proto nezbytné pro správné plánování i následné ekonomické vyhodnocování zakázky.

Organizace může využívat schvalovací proces plánu zakázky. V takovém případě jsou změny plánu před jejich použitím schvalovány odpovědnými osobami.

Rozsah využití plánování se může mezi jednotlivými organizacemi lišit.

Plán zakázky nemusí být vytvářen pouze ručně. Systém umožňuje převzít plánované hodnoty z externích zdrojů nebo z již evidovaných dat zakázky, čímž se výrazně zrychluje příprava ekonomického plánu a omezuje ruční přepisování údajů.

Role a přístup k plánu zakázky

Práce s plánem zakázky je řízena kombinací role a přiřazení k zakázce.

Plán mohou zpravidla vytvářet nebo upravovat:

  • odpovědné osoby zakázky,
  • oprávněné osoby,
  • správci Zakázkového systému.

Pouhé oprávnění nestačí. Uživatel musí být současně přiřazen k příslušné zakázce.

Práce s plánem zakázky

Plán zakázky umožňuje definovat očekávaný ekonomický průběh realizace.

Při tvorbě plánu lze pracovat zejména s:

  • plánovanými interními výkony,
  • plánovanými externími výkony,
  • plánovanou fakturací,
  • plánovaným ziskem.

Systém následně využívá tyto hodnoty při vyhodnocování:

  • plnění plánu,
  • skutečné ziskovosti,
  • ekonomických odchylek,
  • manažerských sestav.

Způsoby vytvoření plánu

Plán lze vytvořit několika způsoby podle potřeb organizace.

Ruční vytvoření plánu

Nejčastějším způsobem je ruční zadání plánovaných hodnot.

Tento postup je vhodný zejména u nových zakázek nebo zakázek s individuálním rozpočtem.

Uživatel ručně zadává plánované hodnoty jednotlivých částí zakázky a systém automaticky vypočítává ekonomické ukazatele.

Import plánu z Excelu

Import plánu je určen pro hromadné vytvoření nebo aktualizaci plánovaných hodnot pomocí připraveného excelového souboru.

Pro import nelze použít libovolný Excel soubor. Data musí být připravena ve struktuře definované Zakázkovým systémem.

Systém proto poskytuje importní šablonu, která obsahuje požadovanou strukturu dat.

Import je vhodný zejména:

  • při převzetí rozpočtu od zákazníka,
  • při migraci dat z jiných systémů,
  • při práci s rozsáhlými rozpočty,
  • při přípravě plánu mimo prostředí MySmartplace.

Pokud nejsou data připravena ve správném formátu, systém import neprovede nebo upozorní na nalezené chyby.

Vytvoření plánu z existujících dat zakázky

Pokud již na zakázce existují ekonomická data, lze plán vytvořit jejich převzetím.

Podle nastavení organizace lze využít například:

  • interní výkony,
  • externí výkony,
  • objednávky,
  • rozpočtové podklady,
  • další ekonomická data evidovaná na zakázce.

Tento postup bývá využíván zejména u rozpracovaných zakázek nebo při aktualizaci původního plánu.

Schvalování plánu

Pokud organizace využívá schvalovací workflow, může plán zakázky podléhat schválení.

Schvalovací proces umožňuje:

  • kontrolu plánovaných nákladů,
  • kontrolu plánovaných výnosů,
  • schválení rozpočtu odpovědnými osobami,
  • evidenci historie schvalování.

Po schválení se plán stává referenční hodnotou pro další vyhodnocování zakázky.

Postupy

Vytvoření plánu ručním zadáním

Postup

  1. Otevřete požadovanou zakázku.
  2. Přejděte na záložku Plán.
  3. Zadejte plánované interní výkony.
  4. Zadejte plánované externí výkony.
  5. Zadejte plánovanou fakturaci.
  6. Zkontrolujte vypočtený plánovaný zisk.
  7. Uložte plán.

Screenshot_100.png

Screenshot_95.png

Screenshot_96.png

Screenshot_97.png

Screenshot_98.png

Import plánu z Excelu

Postup

  1. Otevřete požadovanou zakázku.
  2. Přejděte na záložku Plán.
  3. Zvolte možnost Import z Excelu.
  4. Stáhněte si importní šablonu.
  5. Vyplňte data do připravené šablony v požadované struktuře.
  6. Uložte vyplněný soubor.
  7. Nahrajte soubor zpět do systému.
  8. Spusťte kontrolu dat.
  9. Zkontrolujte případné chyby nebo upozornění.
  10. Potvrďte import.
  11. Ověřte správnost vytvořeného plánu.
  12. Uložte změny.

Screenshot_92.png

Screenshot_93.png

Screenshot_47.png

Screenshot_48.png

Vytvoření plánu z existujících dat

Postup

  1. Otevřete záložku Plán.
  2. Zvolte možnost vytvoření plánu z existujících dat.
  3. Vyberte zdroj dat.
  4. Potvrďte převzetí hodnot.
  5. Zkontrolujte vypočtené hodnoty.
  6. Uložte plán.

Podle nastavení organizace může být plán vytvořen například z interních výkonů, externích výkonů, objednávek nebo dalších ekonomických dat evidovaných na zakázce.

Screenshot_99.png

Screenshot_94.png

Aktualizace plánu

Postup

  1. Otevřete záložku Plán.
  2. Klikněte na Upravit.
  3. Proveďte požadované změny.
  4. Uložte změny.
  5. Pokud je aktivní schvalování, odešlete změny ke schválení.

Screenshot_43.png

Screenshot_45.png

Kontrola plnění plánu

Postup

  1. Otevřete záložku Přehled.
  2. Porovnejte plánované a skutečné hodnoty.
  3. Identifikujte případné odchylky.
  4. V případě potřeby aktualizujte plán nebo přijměte nápravná opatření.

Návaznosti na ostatní moduly

Plán zakázky nemá přímou návaznost na jiné moduly platformy MySmartplace.

Jeho hodnoty jsou však využívány napříč Zakázkovým systémem při vyhodnocování:

  • interních výkonů,
  • externích výkonů,
  • fakturace,
  • ekonomiky zakázky,
  • ekonomiky projektu,
  • manažerských sestav.

Na správnost plánovaných interních výkonů má přímý vliv nastavení sazeb v administraci Zakázkového systému.

Doporučené postupy

✅ Plán vytvářejte ještě před zahájením realizace zakázky.

✅ Při plánování interních výkonů ověřte správnost nastavených sazeb.

✅ Pro import vždy používejte systémovou šablonu.

✅ U rozsáhlých zakázek využívejte import z Excelu namísto ručního přepisování dat.

✅ Pravidelně porovnávejte plánované a skutečné hodnoty.

✅ Významné změny v průběhu realizace promítejte do plánu průběžně.

✅ Před schválením plánu zkontrolujte očekávanou ziskovost zakázky.

✅ Plán využívejte jako nástroj aktivního řízení zakázky, nikoliv pouze jako formální evidenci.