Organizační struktura

Záložka Organizační struktura slouží ke správě organizačního uspořádání společnosti a evidenci pracovních pozic.

Umožňuje vytvářet přehlednou strukturu firmy pomocí oddělení, pododdělení a pracovních pozic, které jsou následně využívány v dalších částech systému.

Organizační struktura pomáhá:

přehledně organizovat pracovní pozice,
evidovat obsazenost pozic zaměstnanci,
zpřehlednit výběr pracovních pozic v kontraktech,
podporovat náborové a personální procesy,
využívat jednotné označení pracovních pozic napříč systémem.

Struktura je zobrazena formou stromu podobně jako složky v průzkumníku souborů.

Levá část obrazovky obsahuje strom organizační struktury, pravá část slouží pro zobrazení a úpravu detailu vybrané položky.

Organizační strom

Organizační strom umožňuje vytvářet víceúrovňovou strukturu společnosti.

Ve stromu lze evidovat:

oddělení,
pododdělení,
pracovní pozice.

Jednotlivé úrovně lze libovolně rozšiřovat podle potřeb organizace.

Typický příklad struktury:

Obchod
- Back Office
- Tým A
- Tým B
Výroba
- Montáž
- Expedice
Ekonomické oddělení
- Mzdy
- Účetnictví

U jednotlivých pracovních pozic systém současně zobrazuje počet navázaných kontraktů.

Správa struktury pomocí přesouvání

Jednotlivé položky organizační struktury lze přesouvat přímo ve stromovém zobrazení pomocí metody drag & drop.

Tímto způsobem lze měnit umístění:

oddělení,
pododdělení,
pracovních pozic.

Položku stačí označit a pomocí myši ji přesunout na nové místo ve struktuře.

Tato funkce je užitečná zejména při:

organizačních změnách ve společnosti,
přesunech týmů mezi odděleními,
slučování nebo rozdělování organizačních jednotek,
úpravě členění pracovních pozic.

Po přesunutí se organizační strom automaticky aktualizuje a nová struktura je okamžitě dostupná i v dalších částech systému, kde jsou pracovní pozice využívány.

Oddělení a pododdělení

Oddělení a pododdělení slouží k logickému členění organizační struktury společnosti.

Pomocí nich lze vytvářet jednoduché i rozsáhlé organizační struktury s více úrovněmi řízení.

Oddělení vytvořená v administraci systému představují základní organizační jednotky. Další úrovně organizační struktury vytváříte přímo v této části.

Vytvoření nového oddělení

Pro založení nového oddělení nebo pododdělení:

Ve stromu vyberte místo, kam chcete novou položku vložit.
Klikněte na tlačítko Nové oddělení.
Vyplňte požadované údaje.
Záznam uložte.

Při vytváření oddělení lze nastavit:

Název
Aktivní
Pořadí

Pole Pořadí slouží k určení pořadí zobrazení jednotlivých položek ve stromu.

Aktivní oddělení

Pomocí příznaku Aktivní lze oddělení ponechat v systému bez možnosti dalšího využití.

Tento postup je vhodný například při organizačních změnách, kdy chcete zachovat historii, ale oddělení již není používáno.

Pracovní pozice

Pracovní pozice představují konkrétní pracovní zařazení zaměstnanců v rámci organizační struktury.

Každá pozice je zařazena pod konkrétní oddělení nebo pododdělení.

Pozice lze následně využívat například:

v kontraktech zaměstnanců,
ve výběrových řízeních,
v dokumentech,
v sestavách,
při filtrování zaměstnanců.

Vytvoření nové pracovní pozice

Pro vytvoření nové pozice:

Ve stromu označte příslušné oddělení nebo pododdělení.
Klikněte na tlačítko Nová pozice.
Vyplňte požadované údaje.
Pozici uložte.

Podle konfigurace systému lze evidovat například:

název pozice,
popis pracovní náplně,
kompetence,
vybavení,
další interní informace.

Po vytvoření se pozice zobrazí ve stromové struktuře pod vybraným oddělením.

Přehled kontraktů na pozici

U každé pozice lze zobrazit navázané kontrakty zaměstnanců.

V záložce Kontrakty je možné sledovat:

počet obsazených míst,
zaměstnance zařazené na dané pozici,
vazby mezi kontrakty a pracovní pozicí.

Tato funkcionalita umožňuje rychlou kontrolu obsazenosti jednotlivých pozic v rámci firmy.

Úprava a mazání položek

Po označení položky ve stromu je možné provádět její správu.

Lze například:

upravit název oddělení,
změnit pořadí,
deaktivovat oddělení,
upravit pracovní pozici,
změnit popis pozice,
odstranit nepoužívanou pozici.

Pozici lze odstranit pouze tehdy, pokud není používána v kontraktech zaměstnanců.

Oddělení lze odstranit pouze v případě, že neobsahuje další podřízené položky.

Využití pozic v kontraktech

Pracovní pozice vytvořené v organizační struktuře jsou dostupné při vytváření a editaci kontraktů zaměstnanců.

Při výběru pozice systém nejprve pracuje s vybraným oddělením a následně nabízí pouze pozice nacházející se v daném oddělení nebo jeho pododděleních.

Díky tomu je výběr pozice rychlejší a přehlednější i u organizací s rozsáhlou strukturou.

Poznámka: Pododdělení slouží pouze k organizaci pozic. V kontraktu se nevybírá pododdělení, ale pouze oddělení a pracovní pozice.

Využití ve výběrovém řízení

Organizační struktura je využívána také ve výběrových procesech.

Náboráři a personalisté pracují se stejnou strukturou pozic jako v organizační části.

To umožňuje:

jednotnou evidenci pracovních míst,
snadnější vytváření náborových požadavků,
správné přiřazování kandidátů k pracovním pozicím.

Další využití organizační struktury

Organizační struktura se využívá i v dalších částech systému.

Například:

při generování dokumentů,
v personálních sestavách,
při filtrování zaměstnanců,
při práci s pracovními pozicemi,
ve výběrových řízeních.

Díky tomu jsou pracovní pozice spravovány na jednom místě a používány jednotně napříč celou platformou.

Důležité upozornění

Organizační struktura slouží k evidenci organizačního uspořádání a pracovních pozic.

Neslouží však k řízení uživatelských oprávnění.

Přístupy uživatelů a oprávnění v systému jsou nadále řízeny prostřednictvím nastavení oddělení a rolí v modulu Administrace.

Doporučené postupy

✅ Vytvářejte organizační strukturu podle skutečného uspořádání společnosti.

✅ Pracovní pozice zakládejte pouze jednou a využívejte je napříč celým systémem.

✅ Nepoužívané oddělení nebo pozice raději deaktivujte než mažte.

✅ Pravidelně kontrolujte obsazenost pracovních pozic prostřednictvím navázaných kontraktů.

✅ Při organizačních změnách nejprve aktualizujte organizační strukturu a až následně upravujte kontrakty zaměstnanců.

✅ Používejte jednoznačné a srozumitelné názvy oddělení i pracovních pozic.

✅ Při organizačních změnách využívejte přesouvání oddělení a pracovních pozic ve stromu namísto vytváření duplicitních položek.

✅ Před rozsáhlejší reorganizací doporučujeme ověřit dopad změn na navázané kontrakty a související personální procesy.