Role modulu Digitální archiv
K čemu slouží role
Role určují, jaké funkce může uživatel v jednotlivých modulech platformy využívat.
Role samy o sobě neurčují, k jakým datům má uživatel přístup. Rozsah dostupných dat je současně ovlivněn:
- přiřazenou společností,
- přiřazeným oddělením,
- figurováním uživatele,
- případně nastavením nadřízenosti a schvalovacích procesů.
Jeden uživatel může mít přiřazeno více rolí současně.
Základní pravidlo
Role = co může uživatel dělat
Figurování = s jakými daty, zaměstnanci nebo společnostmi může pracovat
Role modulu Digitální archiv
Přiřazený modul bez role
Uživatel má přístup do svých vytvořených archivů a do archivů, které mu zpřístupnil jiný uživatel dle nastavených oprávnění.
Náhled
Role Náhled je určená uživatelům, kteří potřebují pouze zobrazovat obsah digitálních archivů.
Uživatel:
- vidí archivy, ke kterým má oprávnění,
- může prohlížet dokumenty,
- může využívat vyhledávání a filtrování,
- nemůže vytvářet ani upravovat dokumenty,
- nemůže provádět změny nastavení archivů,
- nemůže pracovat s archivací ani skartací.
Správce
Nejvyšší role modulu Digitální archiv.
Uživatel:
- vidí všechny digitální archivy,
- může upravovat obsah archivů,
- může spravovat dokumenty,
- může měnit nastavení archivů,
- může pracovat s archivací a skartací,
- je příjemcem archivačních notifikací,
- je příjemcem skartačních notifikací,
- přijímá všechny notifikace generované modulem.
Senior
Role Senior je určená vedoucím pracovníkům nebo manažerům týmů.
Uživatel:
- může vytvářet vlastní tým podřízených,
- vidí záložku Nastavení,
- v nastavení má přístup pouze k části Uživatelé,
- může definovat své podřízené,
- má přístup k archivům pracovníků, kteří jsou nastaveni jako jeho podřízení,
- může dokumenty svých podřízených zobrazovat a upravovat.
Podřízené lze vybírat:
- podle firem a oddělení,
- podle nadřízenosti z Personální agendy (pokud máte licenci k modulu Perosnální agendy),
- podle nadřízenosti ze Zakázkového systému (pokud máte licenci k modulu Zakázkový systém).
Po vytvoření týmu získá přístup k archivům, jejichž vlastníky jsou jeho podřízení.
Archivace
Role Archivace je určená pracovníkům odpovědným za správu archivace dokumentů.
Uživatel:
- má přístup do záložky Nastavení,
- nastavuje typy archivů,
- nastavuje archivační lhůty,
- nastavuje skartační lhůty,
- spravuje klasifikaci archivů,
- může měnit přiřazení typu archivu,
- má přístup ke všem archivům v rámci svých společností a oddělení,
- má přístup k sestavám modulu.
Role je určena především pro správu životního cyklu dokumentů a nastavení archivních pravidel.
Skartace
Role určená pracovníkům odpovědným za zpracování skartačních dávek.
Uživatel:
- má přístup k záložce Skartace,
- přijímá notifikace o připravených skartačních dávkách,
- kontroluje dokumenty zařazené do skartace,
- pracuje se skartačními protokoly,
- zahajuje schvalovací proces skartace,
- provádí nebo potvrzuje skartaci dokumentů,
- přijímá opakované notifikace k blížícím se skartačním termínům.
Po dokončení skartačního procesu:
- jsou dokumenty zaevidovány ve skartačním protokolu,
- je uložena auditní stopa,
- vlastník archivu obdrží notifikaci,
- po skartaci všech dokumentů může být archiv automaticky uzavřen a přesunut mezi skartované archivy.