Organizační struktura
Záložka Organizační struktura slouží ke správě pracovních pozic využívaných v rámci evidence externích spolupracovníků.
Organizační struktura pomáhá zpřehlednit rozdělení spolupracovníků v organizaci a sjednocuje evidenci pracovních pozic napříč společností.
Pracovní pozice lze následně využívat například při:
- vytváření kontraktů,
- zařazení spolupracovníků do společnosti a oddělení,
- tvorbě organizačních přehledů,
- sestavách a reportech,
- plánování spolupráce.
Pracovní pozice
Organizační struktura je tvořena jednotlivými pracovními pozicemi.
Každá pozice představuje konkrétní roli nebo typ spolupráce v organizaci.
Může se jednat například o:
- externí konzultant,
- projektový manažer,
- účetní,
- právník,
- specialista IT podpory,
- marketingový specialista,
- servisní technik.
Pracovní pozice následně slouží jako číselník při vytváření kontraktů spolupracovníků.
Vytvoření nové pracovní pozice
Novou pracovní pozici vytvoříte pomocí příslušné funkce v organizační struktuře.
Při zakládání pozice se zpravidla eviduje:
- název pozice,
- popis pozice,
- zařazení v organizační struktuře,
- další interní informace podle nastavení organizace.
Po vytvoření lze pozici okamžitě využívat při zakládání nových kontraktů.
Editace pracovní pozice
Existující pozice lze průběžně upravovat.
Měnit lze například:
- název pozice,
- popis pozice,
- organizační zařazení,
- přiřazené kompetence,
- požadované vybavení.
Změny se mohou promítnout do všech spolupracovníků, kteří mají danou pozici přiřazenu.
Kompetence pracovní pozice
Ke každé pracovní pozici lze evidovat kompetence, které jsou s výkonem dané činnosti spojeny.
Kompetence mohou sloužit například jako:
- popis odpovědností,
- seznam požadovaných znalostí,
- přehled odborných dovedností,
- podklad pro výběr vhodného spolupracovníka.
Evidence kompetencí pomáhá sjednotit požadavky na jednotlivé typy spolupráce.
Potřebné vybavení
Součástí pracovní pozice může být také přehled vybavení potřebného pro výkon dané činnosti.
Lze evidovat například:
- mobilní telefon,
- notebook,
- přístupové karty,
- software,
- ochranné pracovní pomůcky,
- další vybavení poskytované organizací.
Tato evidence usnadňuje přípravu spolupráce i její následné ukončení.
Přístupová oprávnění
Pracovní pozice mohou sloužit také jako podklad pro nastavování přístupů a oprávnění.
Organizace tak může jednoduše určit:
- které systémy spolupracovník využívá,
- jaké dokumenty potřebuje,
- k jakým procesům má mít přístup.
Konkrétní oprávnění se však nastavují v modulu Administrace.
Vazba na kontrakty
Pracovní pozice jsou přímo propojeny s kontrakty spolupracovníků.
Při vytváření nebo úpravě kontraktu se vybírá pracovní pozice z organizační struktury.
Díky tomu:
- jsou kontrakty sjednocené,
- lze vytvářet přehledné sestavy,
- organizace získává lepší přehled o obsazení jednotlivých pozic.
Pokud požadovaná pozice v systému neexistuje, je potřeba ji nejprve vytvořit v organizační struktuře.
Využití v sestavách
Údaje z organizační struktury jsou využívány v sestavách modulu Spolupracovníci.
Na jejich základě lze například zobrazit:
- obsazenost pracovních pozic,
- přehled struktury společnosti,
- počet spolupracovníků na jednotlivých pozicích,
- rozdělení spolupracovníků mezi společnosti a oddělení.
Doporučené postupy
✅ Udržujte seznam pracovních pozic aktuální.
✅ Nevytvářejte duplicitní pozice se stejným významem.
✅ Před založením nové pozice ověřte, zda již v systému neexistuje.
✅ Pravidelně kontrolujte obsazení jednotlivých pozic.
✅ Využívejte kompetence a vybavení pro standardizaci spolupráce.
✅ Pracovní pozice vytvářejte srozumitelně a jednotně napříč celou organizací.