Skartace dokumentů

  2. Dokumentace systému
  3. Spolupracovníci
  4. Nastavení
  5. Skartace dokumentů

Skartace dokumentů

Nastavení skartace dokumentů umožňuje řídit životní cyklus dokumentace spolupracovníků od její archivace až po definitivní odstranění.

Funkce podporuje:

  • dodržování archivačních lhůt,
  • dodržování skartačních lhůt,
  • legislativní požadavky,
  • auditní dohledatelnost.

Skartační dávky

Dokumenty určené ke skartaci jsou systémem zařazovány do skartačních dávek.

Skartační dávka obsahuje:

  • dokumenty připravené ke skartaci,
  • důvod zařazení,
  • datum archivace,
  • datum plánované skartace.

Skartační dávky lze vytvářet automaticky i ručně.

Screenshot_58.png

Potvrzení skartace

Po kontrole obsahu dávky lze potvrdit její zpracování.

Potvrzením dojde k:

  • trvalému odstranění dokumentů,
  • vytvoření skartačního protokolu,
  • zápisu do auditní stopy systému.

Upozornění: Skartace je nevratná operace.

Odložení skartace

Pokud není možné dokument odstranit, lze skartaci odložit.

Odložení prodlouží životnost dokumentů o další období podle nastavených pravidel.

Tato možnost je vhodná například při:

  • probíhajících kontrolách,
  • auditech,
  • neuzavřených sporech,
  • legislativních důvodech.

Skartační protokol

Po dokončení skartace systém automaticky vytvoří skartační protokol.

Protokol obsahuje:

  • identifikaci dávky,
  • seznam skartovaných dokumentů,
  • datum skartace,
  • auditní údaje.

Skartační protokol slouží jako oficiální doklad o provedené skartaci.

Doporučené postupy

✅ Pravidelně kontrolujte připravené skartační dávky.

✅ Před potvrzením skartace vždy ověřte jejich obsah.

✅ Archivační a skartační lhůty nastavujte v souladu s interními pravidly organizace.

✅ Skartační protokoly uchovávejte pro kontrolní a auditní účely.

✅ Skartaci odkládejte pouze v odůvodněných případech.

Skartace dokumentů

Záložka Skartace dokumentů slouží k řízení finální fáze životního cyklu dokumentů v platformě MySmartplace – tedy jejich vyřazování a trvalého odstranění na základě předem definovaných skartačních pravidel.

Umožňuje:

  • evidovat dokumenty určené ke skartaci,
  • spravovat tzv. skartační dávky,
  • kontrolovat a schvalovat samotné odstranění dokumentů,
  • generovat skartační protokoly.

Funkcionalita podporuje:

  • dodržování legislativních požadavků,
  • systematickou správu archivovaných dat,
  • transparentní evidenci odstraněných dokumentů.

Vazba na archivaci a agendy archivů

Záložka Skartace dokumentů je přímo závislá na:

  • nastavení v záložce Systémové agendy archivů,
  • principu popsaném v kapitole Automatická archivace a skartace napříč moduly.

Princip fungování:

Dokument je zařazen do skartace pouze pokud:

  • je ve stavu Archivovaný,
  • má vyplněno pole Začátek archivační lhůty,
  • má přiřazen typ dokumentu se skartační lhůtou,
  • je vypočtené datum skartace starší než 1. leden aktuálního roku

Výpočet data skartace

Systém pracuje s následující logikou:

  • Datum archivace + skartační lhůta (roky) = datum skartace

Dokument je zařazen do skartační dávky, pokud:

  • datum skartace < 1.1. aktuálního roku

?? Příklad:

  • archivace: 15. 3. 2018
  • lhůta: 5 let
  • datum skartace: 15. 3. 2023
  • ? do dávky bude zařazen v roce 2026

Generování skartačních dávek

Způsob spuštění

Skartační dávky vznikají:

  • Automaticky
    • probíhá pomocí naplánované úlohy (robot),
    • spouští se jednou ročně v období 1.–8. ledna, 
    • pokud dojde k chybě, systém opakuje pokus v tomto okně.
  • Ručně
    • tlačítkem „Generovat další skartační dávku ručně“,
    • kdykoliv během roku (okamžité zpracování). 
       

Podmínky generování

Skartační dávka se nevytvoří, pokud:

  • existuje nevyřízená dávka ve stavu:
    • Nová
    • Potvrzená
  • (u automatického běhu) již byla dávka v daném roce vytvořena.

V takovém případě systém:

  • nevytváří další dávku,
  • pouze upozorní správce.

Struktura skartačních dávek

Co dávka obsahuje

  • dokumenty připravené ke skartaci,
  • dokumenty již skartované,
  • metadata o vzniku a průběhu,
  • důvod zařazení dokumentu.

?? Dávka může být vytvořena i bez dokumentů – slouží jako doklad o provedení generování.

Rozdělení podle modulů

Skartační dávky se generují po jednotlivých modulech:

  • Evidence Majetku ? 1 dávka za modul
  • Zakázkový systém ? 1 dávka za každou instanci (každý zakázkový systém)
  • Personální agenda Zaměstnanci ? 1 dávka za modul
  • Spolupracovníci ? samostatná dávka
  • Digitální archivv (uživatelské agendy) ? 1 společná dávka

Specifické chování (důležité)

Modul Personální agenda

  • skartují se pouze dokumenty uživatelů:
    • kteří nemají žádný aktivní pracovní poměr
  • aktivním zaměstnancům (mají alespoň jeden aktivní kontrakt) se dokumenty nikdy neskartují.

Modul Spolupracovníci

  • řešeni odděleně,
  • zabráněno duplicitní skartaci (sdílené agendy).
     

Modul Zakázkový systém

  • každý zakázkový systém generuje samostatnou dávku,
  • data ze zakázek i partnerů jsou sloučena.

Zobrazení přehledu

Přehled obsahuje:

  • ID dávky
  • stav (Nová / Odloženo / Potvrzeno / Smazáno)
  • modul
  • datum vytvoření
  • počet dokumentů

Umožňuje:

  • otevření detailu,
  • filtrování podle stavu,
  • kontrolu průběhu.

Práce se skartační dávkou

Se skartační dávkou je možné pracovat následujícími způsoby:

Potvrzení skartace

  • dokumenty v dávce budou trvale odstraněny,
  • systém automaticky vytvoří skartační protokol.

Odložení skartace

  • skartace se posune o 1 rok.

Detail dokumentu

Každý dokument ve skartační dávce obsahuje:

  • důvod zařazení do skartace,
  • datum archivace,
  • vypočtené datum skartace,
  • informace o potvrzení / odložení,
  • vazbu na archiv a agendu.

Detail dokumentu lze zobrazit samostatně z přehledu dávky.

Notifikace

Po vygenerování dávky:

  • jsou informováni příslušní správci modulu,
  • dostanou:
    • notifikaci
    • přímý odkaz na dávku.

Skartační protokol

Při potvrzení skartace systém automaticky generuje:

  • skartační protokol,
  • který obsahuje:
    • seznam skartovaných dokumentů,
    • identifikaci dávky,
    • datum skartace,
    • auditní stopu.

Protokol slouží jako:

  • doklad o provedené skartaci,
  • auditní stopa.
     

Důležité principy

  • ??skartace je nevratná operace,
  • dokument musí být před skartací vždy:
    • archivovaný,
    • správně zařazený typem,
    • s nastavenou lhůtou,
    • s validní datem
  • systém automaticky hlídá splnění podmínek.

Doporučené postupy

  • pravidelně kontrolujte skartační dávky,
  • před potvrzením skartace ověřte obsah dávky,
  • neodkládejte skartaci bez důvodu
  • využívejte odložení v případě nejistoty,
  • nastavujte skartační lhůty v souladu s legislativou, kontrolujte správnost skartačních lhůt
  • archivní nastavení řešte systémově (ne ručně v dávkách)
  • uchovávejte skartační protokoly jako evidenční dokumenty. 

Shrnutí

Záložka Skartace dokumentů:

  • automaticky vytváří dávky dle pravidel,
  • umožňuje kontrolované mazání dokumentů,
  • funguje napříč všemi moduly,
  • je klíčová pro compliance a audit,
  • navazuje na archivaci a systémové agendy,
  • podporuje dodržování legislativy a interních pravidel,
  • uzavírá životní cyklus dokumentů v systému.