Základní informace

  2. Dokumentace systému
  3. Administrace
  4. Uživatelé
  5. Základní informace

Základní informace

Sekce Základní informace slouží ke správě základního nastavení uživatele, jeho zařazení do organizace a uživatelských preferencí.

Obsahuje následující části:

  • Editace uživatele
  • Firmy a oddělení uživatele
  • Preference
  • Připojení uživatelé
  • Odstranění uživatele

Provedené změny ukládejte pomocí tlačítek Uložit.

Screenshot_43 (1).png

Editace uživatele

Část Editace uživatele slouží ke správě základních údajů uživatele.

Přihlašovací jméno

Jedinečný identifikátor uživatele pro přihlášení do systému.

E-mail

Primární e-mailová adresa uživatele.

E-mail je využíván například pro:

  • zasílání notifikací,
  • obnovu hesla,
  • zasílání pozvánek do systému.

Jméno a příjmení

Slouží k identifikaci uživatele napříč platformou.

Zobrazuje se například:

  • v Kontaktech,
  • v úkolech,
  • ve schvalovacích procesech,
  • v historii změn.

Telefon

Kontaktní telefonní číslo uživatele.

Telefon – práce

Pracovní telefonní kontakt uživatele.

Oba telefonní údaje se následně mohou zobrazovat v záložce Kontakty.

Screenshot_1.png

Uživatel je virtuální (např. Robot)

Volba Uživatel je virtuální (např. Robot) slouží k označení účtů, které nejsou přiřazeny konkrétní fyzické osobě, ale reprezentují systémové, servisní nebo organizační role v rámci platformy MySmartplace.

Virtuální uživatel:

  • není běžným zaměstnancem ani spolupracovníkem,
  • nepředstavuje konkrétní fyzickou osobu,
  • slouží k automatizovaným procesům nebo organizační správě úkolů,
  • může vystupovat jako vlastník systémových operací nebo automaticky generovaných záznamů.

Screenshot_2.png

Typické využití

Virtuální uživatelé se používají například pro:

  • systémové roboty,
  • integrační účty,
  • importní účty,
  • automatické procesy,
  • servisní účty,
  • organizační správu opakovaných úkolů.
Využití při správě opakovaných úkolů

Jedním z nejčastějších praktických využití virtuálních uživatelů je správa šablon opakovaných úkolů.

V mnoha případech organizace ví:

  • jaké činnosti se mají provádět,
  • jak často se mají opakovat,
  • ve které společnosti a oddělení vznikají,

ale v okamžiku vytváření šablony ještě není znám konkrétní pracovník, který bude úkol vykonávat.

V takové situaci lze:

  1. vytvořit virtuálního uživatele,
  2. přiřadit ho ke společnosti a oddělení,
  3. nastavit opakované úkoly na tohoto virtuálního uživatele.

Při generování úkolů systém vytvoří jednotlivé úkoly virtuálnímu uživateli a odpovědný pracovník následně rozhodne, komu budou konkrétní úkoly přiděleny.

Praktický příklad

Společnost spravuje více budov a zaměstnává několik pracovníků údržby.

Je potřeba pravidelně provádět:

  • kontroly budov,
  • revize zařízení,
  • údržbové práce,
  • opakované servisní činnosti.

Tyto úkoly jsou nastaveny jako opakované a generují se například 14 dní před plánovaným termínem.

Protože není předem známo, který pracovník údržby bude mít v daném období kapacitu, jsou úkoly nejprve generovány na virtuálního uživatele, například:

Údržba budov – Robot

Po vygenerování úkolů vedoucí pracovník:

  • zkontroluje aktuální situaci,
  • rozdělí jednotlivé úkoly konkrétním pracovníkům,
  • přidělí jim odpovědnost za splnění.

Díky tomu není nutné neustále upravovat šablony opakovaných úkolů podle personálních změn.

Doporučení

Volbu Uživatel je virtuální (např. Robot) používejte pouze u účtů, které:

  • nepředstavují konkrétní fyzickou osobu,
  • slouží k automatizaci procesů,
  • zastupují organizační nebo systémovou roli.

Běžní zaměstnanci ani spolupracovníci by touto volbou neměli být označováni.

Personalistika

Sekce Personalistika určuje základní personální zařazení uživatele.

  • Zaměstnanec - Označuje, že uživatel vystupuje v modulu Personální agenda jako zaměstnanec.
  • Externí spolupracovník - Označuje, že uživatel vystupuje v modulu Spolupracovníci jako externí osoba.
  • Kombinované využití - Jeden uživatel může být současně:
    • zaměstnancem,
    • externím spolupracovníkem.
      Tato situace je běžná například u osob, které mají současně pracovní poměr i externí spolupráci.

Screenshot_3.png

Firmy a oddělení uživatele (figuruje)

Sekce Firmy a oddělení uživatele (figuruje) slouží k nastavení organizačního zařazení uživatele v platformě MySmartplace.

Určuje, ve kterých společnostech a odděleních uživatel figuruje a kde se bude v systému zobrazovat. Toto nastavení je využíváno napříč platformou při výběru osob do procesů, schvalování, přiřazování úkolů, evidenci majetku a dalších funkcionalitách.

Důležité je rozlišovat mezi:

  • figurováním uživatele, které určuje jeho organizační zařazení, tj. kde se bude zobrazovat
  • přístupovými oprávněními, která určují, kde a jak může uživatel pracovat (moduly jeho role a společnosti).

Figurování samo o sobě neopravňuje uživatele k práci s daty konkrétní společnosti nebo oddělení.

K čemu figurování slouží

Figurování určuje:

  • ve kterých společnostech se uživatel zobrazuje,
  • ve kterých odděleních je organizačně veden,
  • kde jej lze vybírat v jednotlivých procesech,
  • kde se zobrazuje v organizační struktuře,
  • které společnosti a oddělení jsou k uživateli organizačně přiřazeny.

Figurování představuje organizační vztah uživatele k firmě nebo oddělení, nikoliv jeho oprávnění.

Figurování využívají například:

  • záložka Kontakty v Osobním menu uživatele na základní obrazovce
  • záložka Přehled absencí v Osobním menu uživatele na základní obrazovce
  • modul Správa úkolů
  • modul Personální agenda
  • modul Evidence majetku
  • Schvalovací procesy

Figurování neuděluje oprávnění. Pouze určuje, kde se uživatel nabízí a s jakými zaměstnanci nebo daty může organizačně pracovat.

Screenshot_4.png

Jednoduchý příklad

Uživatel může mít správně nastavenou roli Vedoucí pracovník.

Pokud ale nefiguruje ve správném oddělení:

  • nebude nabízen jako nadřízený pracovník,
  • nebude se nabízet mezi schvalovateli,
  • nebude vidět podřízené zaměstnance.

Synchronizace figurování

Pokud organizace využívá moduly:

  • Personální agenda
  • Spolupracovníci

systém automaticky vytváří figurování uživatele podle jeho aktivních kontraktů. Každou noc probíhá automatická synchronizace.

Platí základní pravidlo: Uživatel standardně figuruje pouze ve společnostech a odděleních, ve kterých má platný kontrakt.

Figurování je standardně vytvářeno a aktualizováno na základě pracovních kontraktů uživatele. Při změně kontraktu může systém automaticky:

  • přidat nové figurování,
  • upravit stávající figurování,
  • ukončit již neplatné vazby.

Díky tomu je organizační struktura platformy průběžně synchronizována s personální evidencí.

Zámek

Zámek představuje výjimku ze standardní synchronizace kontraktů. Používá se v situacích, kdy uživatel potřebuje pracovat ve společnosti nebo oddělení, kde nemá vlastní kontrakt.

U každého záznamu figurování lze nastavit volbu Zámek. Zámek vytvoří výjimku ze synchronizace kontraktů. Pokud je aktivní, systém nebude dané figurování automaticky měnit ani odstraňovat při změnách kontraktů.

Používá se zejména v případech:

  • externích spolupracovníků,
  • dočasných organizačních vazeb,
  • historických organizačních vztahů,
  • speciálních provozních scénářů.

Použití zámku doporučujeme pouze ve výjimečných situacích a po zvážení všech souvislostí.

Typické využití
  • vedoucí pracovník řídí více společností (nemá ale ve všech aktivní kontrakt),
  • personalista pracuje napříč firmami (nemá ale ve všech aktivní kontrakt),
  • člen managementu schvaluje více organizací (nemá ale ve všech aktivní kontrakt),
  • správce majetku spravuje majetek více firem (nemá ale ve všech aktivní kontrakt).

Po uzamčení vazby systém tuto společnost nebo oddělení při noční synchronizaci neodstraní.

Důležité

Pokud ručně přidaná vazba není uzamčena: systém ji při některé z dalších synchronizací odstraní.

Dopad na ostatní části systému

Figurování je využíváno napříč celou platformou.

Ovlivňuje například:

  • Kontakty,
  • Přehled absencí,
  • Žádosti o nepřítomnosti,
  • výběr schvalovatelů,
  • výběr nadřízených pracovníků,
  • Správu úkolů,
  • Správu majetku,
  • Personální agendu,
  • Spolupracovníky,
  • Žádosti,
  • Organizační vazby zaměstnanců.

Pokud se uživatel v některém seznamu nenabízí, bývá nejčastější příčinou právě chybějící figurování ve společnosti nebo oddělení.

Kde se figurování v systému používá

Figurování uživatele ovlivňuje viditelnost dat, nabídky uživatelů a některé pracovní procesy napříč platformou.

Mnoho funkcionalit nevyhodnocuje pouze role uživatelů, ale současně kontroluje, zda uživatel figuruje ve stejné společnosti nebo oddělení jako ostatní účastníci procesu.

Pokud se uživatel v některém seznamu nezobrazuje, přestože má správně nastavenou roli a oprávnění, doporučujeme nejprve ověřit jeho figurování ve společnosti a oddělení.

Figurování je využíváno například v následujících částech systému:

Osobní menu

  • Kontakty
  • Přehled absencí
  • Žádosti o nepřítomnosti
  • Výběr schvalovatelů

Administrace

  • Uživatelé
  • Žádosti o přístup

Archiv

  • Přidávání uživatelů k archivům
  • Správa týmů

Správa majetku

  • Výběr odpovědné osoby
  • Filtrace uživatelů

Správa úkolů

  • Výběr řešitelů úkolů
  • Správa týmů
  • Katalogy úkolů

Personální agenda

  • Výběr uživatelů v žádostech
  • Nadřízení pracovníci
  • Schvalovací procesy

Spolupracovníci

  • Výběr uživatelů
  • Žádosti
  • Správa spolupracovníků

Ve většině případů platí jednoduché pravidlo:

Pokud se uživatel nenabízí v seznamu nadřízených pracovníků, schvalovatelů, řešitelů úkolů, odpovědných osob nebo kontaktů, bývá příčinou chybějící figurování ve společnosti nebo oddělení, nikoliv chybějící role.

Chování po ukončení kontraktu

Po ukončení kontraktu systém při noční synchronizaci odstraní vazby vytvořené na základě ukončeného kontraktu.

Pokud uživatel již nemá žádný další aktivní kontrakt, přestane standardně figurovat ve společnosti a oddělení navázaných na ukončený pracovní vztah.

To znamená, že se postupně přestane zobrazovat například:

  • v Kontaktech,
  • mezi nadřízenými pracovníky,
  • mezi schvalovateli,
  • v dalších seznamech využívajících figurování.
Důležité upozornění při využití zámků

Pokud byla společnost nebo oddělení přidána ručně a uzamčena zámkem:

  • systém tuto vazbu po ukončení kontraktu neodstraní,
  • uživatel může nadále figurovat ve společnosti,
  • může se stále zobrazovat v Kontaktech a dalších modulech.

Pokud již taková vazba není potřeba, musí ji administrátor odstranit ručně.

Bezpečnostní upozornění

⚠️ Použitím rozšířeného figurování dochází k rozšíření přístupu uživatele k údajům zaměstnanců i mimo jeho standardní pracovní vztahy.

Doporučujeme:

  • aktivovat funkcionalitu pouze v odůvodněných případech,
  • přidělovat výjimky pouze konkrétním oprávněným osobám,
  • pravidelně kontrolovat nastavení společností a oddělení,
  • zohlednit požadavky ochrany osobních údajů a interních bezpečnostních pravidel společnosti.

Nejčastější příčina problémů

Pokud se uživatel:

  • nenabízí ve výběru schvalovatelů,
  • není vidět v Kontaktech,
  • nenabízí se jako odpovědná osoba,
  • není vidět mezi řešiteli úkolů,

bývá nejčastější příčinou:

  • chybějící figurování,
  • chybějící firma,
  • chybějící oddělení,

nikoliv chybějící role.

Příklad

Společnost využívá platformu pro:

  • ABC s.r.o.
  • XYZ s.r.o.

Vedoucí obchodu má pracovní kontrakt pouze ve společnosti ABC s.r.o., ale řídí obchodní oddělení v obou společnostech.

Aby mohl:

  • vidět zaměstnance obou společností,
  • vystupovat jako nadřízený pracovník,
  • schvalovat nepřítomnosti,
  • zobrazovat zaměstnance v Kontaktech,

je potřeba mu ručně přidat druhou společnost a příslušné oddělení.

Zapamatovatelné pravidlo

Modul = kam může uživatel vstoupit

Role = co může uživatel dělat

Firma a oddělení = s jakými daty může pracovat

Figurování = kde se uživatel zobrazuje

Zámek = povolená výjimka ze synchronizace kontraktů

Doporučené postupy

✅Vždy nejprve nastavte správnou roli uživatele.

✅Následně ověřte, zda uživatel figuruje ve správné společnosti a oddělení.

✅ Rozšířené figurování používejte pouze tam, kde nestačí standardní vazba na kontrakty.

✅ Ručně přidané vazby vždy uzamkněte zámkem.

✅ Po ukončení kontraktů pravidelně kontrolujte ručně vytvořené a uzamčené vazby.

✅ Pokud se uživatel nenabízí jako nadřízený pracovník, schvalovatel nebo řešitel úkolů, zkontrolujte nejprve jeho figurování.

✅Pravidelně kontrolujte správnost figurování uživatelů.

✅Neodstraňujte figurování bez ověření návazností v ostatních modulech.

✅Zámek používejte pouze v odůvodněných případech.

✅Při řešení problémů s viditelností uživatele nejprve zkontrolujte figurování a následně nastavení oprávnění.

✅Vždy rozlišujte mezi organizačním zařazením uživatele a jeho přístupovými právy.

Preference

Sekce Preference slouží k individuálnímu nastavení chování platformy pro konkrétního uživatele.

Jazyk

Určuje jazyk uživatelského rozhraní.

Ovlivňuje:

  • názvy menu,
  • systémové texty,
  • hlášení systému.

Denní připomínka

Po aktivaci funkce Denní emailová připomínka s aktuálním počtem notifikací (odesíláno každé ráno) bude uživatel pravidelně upozorňován na:

  • nevyřízené úkoly,
  • čekající schválení,
  • důležité systémové události.

Připomínka je odesílána každý den v danou hodinu a sdružuje celkový počet nevyřízených notifikací daného uživatele v systému.

Screenshot_5.png

Připojení uživatelé

Sekce Připojení uživatelé umožňuje propojit více uživatelských účtů jedné osoby.

Využívá se například pokud jedna osoba:

  • pracuje ve více společnostech,
  • používá různé přístupy,
  • má rozdílné role v různých částech systému.

Propojené účty lze následně spravovat společně. Uživatel má následně možnost přepínání mezi jednotlivými účty v pravém horním rohu obrazovky

Screenshot_6.png

Odstranění uživatele

Sekce slouží k odstranění uživatelského účtu.

Smazat uživatele

Odstraní uživatelský účet ze systému.

Důležité:

  • účet již nelze běžným způsobem obnovit,
  • uživatel ztratí přístup do platformy,
  • historická data a vazby zůstávají zachovány z důvodu datové konzistence.

Doporučený postup

Ve většině případů doporučujeme uživatele nemazat, ale:

  1. zablokovat přístup v záložce Přihlašování,
  2. ponechat účet v systému pro dohledatelnost historie.

Použití funkce Smazat uživatele doporučujeme pouze ve výjimečných situacích.

Screenshot_7.png