Přístup a role
Sekce Přístup a role slouží k nastavení oprávnění uživatele v platformě MySmartplace.
Administrátor zde určuje:
- do kterých modulů má uživatel přístup,
- jaké funkce může v jednotlivých modulech vykonávat,
- ve kterých společnostech může své role vykonávat,
- nad jakými odděleními může pracovat.
Tato podzáložka představuje hlavní nástroj pro řízení oprávnění uživatelů v platformě.
Správa rolí je centralizována v modulu Administrace a je doporučeno, aby ji prováděli pouze správci systému nebo pověření administrátoři.
Jak systém určuje přístup uživatele
Pro správné pochopení této části je důležité rozlišovat jednotlivé prvky, které společně tvoří přístupová oprávnění uživatele.
| Prvek | Určuje |
|---|---|
| Modul | Ve kterém modulu může uživatel pracovat |
| Role | Jaké funkce může v modulu používat |
| Firma | Ve které společnosti může vykonávat přidělenou roli |
| Oddělení | Nad jakými daty v rámci společnosti může vykonávat přidělenou roli |
| Figurování | Ve kterých společnostech a odděleních se uživatel zobrazuje |
| Zámek | Výjimka ze synchronizace kontraktů |
Důležité rozlišení
Je potřeba rozlišovat mezi:
Figurováním uživatele
Figurování určuje:
- kde je uživatel organizačně zařazen,
- ve kterých společnostech a odděleních se zobrazuje,
- kde jej lze vybírat v procesech.
Figurování se nastavuje v sekci Základní informace.
Přístupem uživatele
Přístup určuje:
- které moduly může používat,
- jaké role může vykonávat,
- ve kterých společnostech a odděleních může tyto role vykonávat.
Přístup se nastavuje právě v podzáložce Přístup a role.
Praktický příklad
Uživatel může:
- figurovat ve společnosti SmartDORLAND a.s.,
- figurovat v oddělení Administrativa,
ale pokud nemá přidělen modul Evidence majetku a odpovídající roli, nebude mít do Evidence majetku žádný přístup.
Naopak může mít přidělenou roli v modulu Evidence majetku pouze pro jednu konkrétní společnost, přestože figuruje ve více společnostech současně.
Proto je vždy nutné kontrolovat:
- Modul
- Roli
- Firmu
- Oddělení
- Figurování
Struktura sekce Přístupy a role
Pro každý přidělený modul jsou k dispozici tři samostatná nastavení:
- Moduly
- Role
- Firmy a oddělení
Společně určují rozsah oprávnění uživatele.
Moduly
Sekce slouží k přiřazení modulů, které může uživatel používat.
Modul představuje funkční část platformy, například:
- Administrace,
- Evidence majetku,
- Personální agenda,
- Spolupracovníci,
- Efektivita,
- Správa úkolů,
- Vnitřní předpisy,
- Zakázkový systém,
- Digitální archiv
- Vzdělávání.
Pokud uživatel modul nemá přidělený, modul se mu v menu platformy nezobrazuje.
Přidání modulu
Nový modul lze uživateli přiřadit pomocí tlačítka Přidat modul.
Po přidání modulu je nutné nastavit také role a rozsah společností a oddělení.
Odebrání modulu
Odebráním modulu uživatel okamžitě ztratí přístup ke všem funkcím daného modulu.
Role
Sekce Role určuje, jaké funkce může uživatel v konkrétním modulu vykonávat.
Nastavení se provádí tlačítkem Role u příslušného modulu.
Každý modul používá vlastní sadu rolí.
Příklady:
Evidence majetku
- Náhled
- Evidence
- Fyzická kontrola
- Správce
- Nastavení
Správa úkolů
- Náhled
- Zadavatel
- Senior
- Správce
Personální agenda
- Personalista
- Docházka editace
- Mzdová účetní
- atd.
Role určují, co může uživatel v modulu dělat.
Role neurčují, ve které společnosti nebo oddělení může tyto činnosti vykonávat.
Firmy a oddělení
Sekce Firmy a oddělení určuje, kde může uživatel vykonávat roli přidělenou v konkrétním modulu.
Nastavení se provádí tlačítkem Firmy a oddělení.
Firma
Určuje, ve které společnosti může uživatel vykonávat přidělenou roli.
Příklad:
Uživatel má:
- modul Evidence majetku,
- roli Evidence,
ale oprávnění pouze pro společnost:
- SmartDORLAND a.s.
Potom může pracovat pouze s daty této společnosti.
Oddělení
Určuje, nad jakými odděleními může uživatel vykonávat přidělenou roli.
Příklad:
Uživatel má oprávnění pro oddělení:
- Administrativa,
- HR.
Nebude mít přístup k datům ostatních oddělení stejné společnosti.
Přístup ke všem oddělením
Pokud je aktivní volba:
Má přístup ke všem oddělením
- uživatel není omezen výběrem konkrétních oddělení a může vykonávat svou roli nad všemi odděleními dané společnosti.
- pokud je oddělení dodatečně zřízeno, uživateli se nové oddělení přiřadí systémem automaticky.
Pokud se použije jednotlivé zakliknutí vybraných oddělení - pak nové oddělení se automaticky nepřipojuje a je třeba ručně nastavit.
Důležité principy
- Modul určuje, kde může uživatel pracovat.
- Role určuje, co může uživatel dělat.
- Firma určuje, ve které společnosti může roli vykonávat.
- Oddělení určuje, nad jakými daty může roli vykonávat.
- Figurování určuje organizační zařazení uživatele, kde se uživatel zobrazuje.
- Figurování a oprávnění jsou dvě odlišná nastavení.
Shrnutí
Sekce Přístup a role slouží k nastavení oprávnění uživatele v platformě MySmartplace.
Správný přístup vzniká kombinací přidělených modulů, rolí a nastavení firem a oddělení. Organizační zařazení uživatele je naopak řízeno figurováním, které se nastavuje samostatně v sekci Základní informace.
Doporučené postupy při správě rolí
✅ Přidělujte uživatelům pouze role, které skutečně potřebují pro svou práci.
✅ Pravidelně kontrolujte přiřazené společnosti a oddělení.
✅ Při odchodu zaměstnance role neodebírejte ručně, ale nejprve zablokujte jeho účet.
✅ U výjimek mimo kontrakty vždy využívejte uzamčení pomocí zámku.
✅ Omezujte počet uživatelů s rolí Správce na nezbytné minimum.
✅ Pravidelně kontrolujte oprávnění vedoucích pracovníků a schvalovatelů.